Có khả năng xin tài trợ tốt sẽ là hành trang vô cùng quý giá cho sinh Truyền thông nói chung, sinh viên PR & Tổ chức sự kiện nói riêng trên hành trình phát triển nghề nghiệp sau này.
Mục lục
Tài trợ sự kiện là gì?
Tài trợ sự kiện là quá trình mà một cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức đứng ra cung cấp nguồn tài chính hoặc nguồn lực khác cho một sự kiện cụ thể sau quá trình bàn bạc, thống nhất hợp đồng. Tài trợ giúp hỗ trợ tài chính cho việc tổ chức sự kiện và đều sẽ cho cả hai bên lợi ích: người tài trợ và người tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô và loại sự kiện, mức độ tài trợ có thể thay đổi và cần được thỏa thuận cụ thể giữa người tổ chức sự kiện và người tài trợ.
Tài trợ sự kiện để làm gì?
Đối với bên tổ chức sự kiện
- Hỗ trợ tài chính
Một trong những lợi ích chính của việc tài trợ sự kiện chính là cung cấp nguồn tài chính để tổ chức và triển khai sự kiện một cách hiệu quả. Nếu sự kiện thiếu hụt về ngân sách, các bước hậu cần như thiết lập sân khấu, mời khách mời, chi phí cho nhân viên,… sẽ không thể bảo đảm và gây nên áp lực tài chính cho bên tổ chức.
- Tăng khả năng tổ chức
Nhờ vào việc tài trợ, đơn vị tổ chức có thể có thể nâng cao chất lượng sự kiện bằng cách đầu tư vào các dịch vụ, trang thiết bị, trình diễn, thiết kế chương trình cũng như trải nghiệm tốt hơn cho người tham dự.
- Quảng cáo và tiếp cận mục tiêu
Sự kiện được tài trợ thường sẽ có mức tiếp cận rộng hơn với nhiều đối tượng công chúng hơn nhờ vào mức độ phát triển của đơn vị tài trợ. Cũng từ đó, không chỉ sự kiện mà bên đứng ra tổ chức cũng sẽ gia tăng cơ hội quảng cáo thương hiệu của mình đến với các khách hàng tiềm năng.
- Mở rộng mạng lưới
Khi xin được tài trợ cho sự kiện, điều này sẽ giúp ta có thêm cơ hội kết nối với các đối tác kinh doanh, nhà quản lý, và người có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực mà đơn vị tổ chức đang theo đuổi.
- Xây dựng hình ảnh và uy tín
Khi được tài trợ bởi các đơn vị có uy tín, đơn vị đứng ra tổ chức sẽ có cơ hội xây dựng nên hình ảnh tích cực cho mình cũng như có nhiều khả năng tổ chức thêm được các sự kiện tầm cỡ hơn với sự đầu tư mạnh mẽ hơn trong trong tương lai.
Đối với đơn vị tài trợ
- Quảng cáo thương hiệu
Một trong những lợi ích lớn nhất mà bên tài trợ sẽ nhận được thông qua sự kiện chính là quảng bá hình ảnh. Tên thương hiệu, logo và thông điệp của đơn vị tài trợ sẽ được xuất hiện trong các backdrop, vật phẩm quảng cáo, tài liệu sự kiện, trang web, banner,… Sự kiện càng lớn thì khả năng gia tăng độ nhận diện thương hiệu của đơn vị tài trợ sẽ càng tăng. Cũng chính vì thế nên nếu một sự kiện đủ uy tín, được tổ chức bởi đơn vị PR & Event lớn thì sẽ càng có nhiều đề nghị tài trợ từ các bên.
- Tiếp cận mục tiêu
Tài trợ cũng sẽ giúp các đơn vị tiếp cận mục tiêu khách hàng, người tham dự sự kiện hoặc nhóm người mà sự kiện hướng đến.
- Mạng lưới và tương tác
Thông thường, một sự kiện sẽ không chỉ có một bên đứng ra tài trợ. Cũng vì thế mà sự kiện sẽ thường cung cấp cơ hội các lãnh đạo, đại diện các công ty/nhãn hàng gặp gỡ và kết nối với những người khác có tầm ảnh hưởng trong cùng lĩnh vực hoặc ngành công nghiệp.
- Xây dựng hình ảnh tốt
Tài trợ sự kiện có thể giúp đối tượng tạo dựng hình ảnh tích cực trong mắt công chúng và tạo sự liên kết với giá trị của sự kiện. Đây là việc mà rất nhiều các đơn vị/công ty/nhãn hàng đều thực hiện dù đã có tiếng tăm trong lĩnh vực của họ. Mặc dù có thể không đưa lại quá nhiều lợi ích về mặt kinh tế nhưng sự xuất hiện trong các bảng danh sách tài trợ của nhãn hàng sẽ giúp các đơn vị xây dựng được hình ảnh đẹp.
- Tạo trải nghiệm
Đơn vị tài trợ có thể tạo trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng hoặc khách tham dự trong sự kiện, từ việc cung cấp sản phẩm mẫu đến dịch vụ chất lượng cao. Không ít đơn vị đứng ra tài trợ bằng cách cung cấp sản phẩm của mình cho sự kiện. Ví dụ: Công Ty TNHH La Vie tài trợ nước khoáng giải khát, nhãn hiệu thời trang tài trợ trang phục cho cuộc thi sắc đẹp,…
- Nâng cao nhận thức về thương hiệu
Tài trợ có thể giúp đối tượng tăng nhận thức về thương hiệu của họ trong một môi trường liên quan đến ngành hoạt động của họ. Ví như nhãn hàng/doanh nghiệp liên quan đến mĩ phẩm, làm đẹp, thời trang sẽ thường tài trợ cho các chương trình liên quan đến ngành công nghiệp của họ hay các sự kiện giáo dục sẽ được tài trợ bởi các trung tâm ngoại ngữ, tờ báo giáo dục,…
Làm thế nào để xin tài trợ hiệu quả?
Xác định rõ mục tiêu sự kiện và lí do tài trợ
Trước khi bắt tay vào các khâu thực hiện về xin tài trợ, hãy ác định rõ mục tiêu chính của sự kiện và nhu cầu tài trợ cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những việc mà đơn vị đứng ra tổ chức cần làm và bên tài trợ muốn gì. Bên cạnh đó, hãy chuẩn bị kĩ càng các lí do vì sao bạn muốn được tài trợ trước khi gặp đối tác để thuyết phục họ sẵn sàng đứng ra hợp tác.
Xác định đối tượng tài trợ
Sau khi đã nắm rõ về mục tiêu mà sự kiện hướng đến, hãy khoanh vùng các cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức tiềm năng có liên quan đến sự kiện cũng như dành sự quan tâm nhất định. Đó có thể là các công ty liên quan đến lĩnh vực của sự kiện hoặc có mục tiêu đối tượng tương tự.
Tạo kế hoạch tài trợ
Tạo ra một kế hoạch tài trợ chi tiết, bao gồm thông tin về sự kiện, lợi ích mà đối tượng tài trợ có thể nhận được, các gói tài trợ khác nhau (nếu có), và cách mà họ có thể góp phần vào sự kiện của bạn.
Liên hệ và giao tiếp
Liên hệ với đối tượng tài trợ tiềm năng qua email, thư từ hoặc cuộc gọi điện thoại để giới thiệu sự kiện và kế hoạch tài trợ của bạn. Thể hiện rõ ràng về lợi ích mà họ có thể đạt được thông qua việc tài trợ.
Thiết kế gói tài trợ
Đối với các đối tượng tài trợ khác nhau, bạn có thể tùy chỉnh các gói tài trợ để phù hợp với mục tiêu và nguồn lực của họ. Một số gói tài trợ có thể bao gồm tên thương hiệu trong các vật phẩm quảng cáo, thông báo trên các phương tiện truyền thông của sự kiện, vị trí đặc biệt trong sự kiện,…
Đàm phán và thỏa thuận
Đảm bảo rằng bạn trình bày rõ ràng về giá trị mà sự kiện sẽ mang lại và tại sao đơn vị tài trợ nên quan tâm và đóng góp đến sự kiện của bạn. Nếu đối tượng tài trợ thể hiện sự quan tâm, hãy bắt đầu quá trình đàm phán về các điều khoản cụ thể của việc tài trợ, bao gồm mức độ đóng góp tài chính, lợi ích và quyền lợi tương quan giữa đôi bên.
Lập hợp đồng
Khi đã đạt được thỏa thuận, hãy lập hợp đồng tài trợ chính thức để bảo đảm cả hai bên đều hiểu rõ và đồng thuận với các điều khoản. Một hợp đồng rõ ràng sẽ giúp bạn tránh được trường hợp có bất đồng và sai sót trong quá trình làm việc sau này cũng như tạo được sự tin tưởng giữa đôi bên.
Theo dõi và thực hiện cam kết
Sau khi nhận được tài trợ, luôn duy trì liên hệ với đơn vị tài trợ để đảm bảo rằng hai bên sẽ thực hiện các cam kết đã thỏa thuận. Điều này sẽ đảm bảo mối quan hệ tốt và sự hợp tác lâu dài trong tương lai.
PR & Tổ chức sự kiện tại FPT Mạng cá cược bóng đá – Nơi đào tạo những BTC sự kiện tiềm năng!
Xã hội đang ngày càng phát triển, nhu cầu giải trí và đời sống tinh thần của con người cũng từ ấy ngày một gia tăng. PR & Tổ chức sự kiện trở thành một ngành vô cùng “hot” với nhu cầu thực tế này.
Bắp kịp với xu thế đó, trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá đã thiết kế và đưa vào giảng dạy chương trình đào tạo chuyên ngành (PR) & Tổ chức sự kiện nhằm đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng cao cho các cơ quan, tập đoàn, doanh nghiệp, tổ chức xã hội, các tổ chức chính phủ, phi chính phủ trong và ngoài nước.
Đến với FPT Mạng cá cược bóng đá , bạn được trải nghiệm phương pháp giảng dạy làm bài tập theo dự án – “Project – based learning” với mục tiêu trang bị cho sinh viên không chỉ kiến thức chuyên ngành quan trọng mà còn kinh nghiệm va chạm thực tế với ngành nghề.
Bên cạnh đó, nhà trường thường xuyên tổ chức các hoạt động, sự kiện từ học thuật đến giải trí để sinh viên có quãng thời gian đáng nhớ tại trường. Điểm này cũng chính là điểm cộng dành cho sinh viên PR & Event bởi các bạn sẽ có cơ hội được tận mắt chứng kiến cách vận hành của các sự kiện tầm cỡ lớn ra sao.
Tuyệt đối đừng bỏ qua trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá nếu bạn là người năng động, thích bay nhảy và đam mê chạy sự kiện nhé!
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá
