Nghiên cứu gần đây nhất của Watson Wyatt Worldwide, một tổ chức tư vấn toàn cầu về quản lý tài chính và nguồn nhân lực chỉ ra rằng, truyền thông nội bộ có hiệu quả góp phần quan trọng trong sự thành công và phát triển bền vững của một tổ chức. Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.
Vấn đề này đang được quan tâm đặc biệt tại FPT trong giai đoạn công ty đang phát triển mạnh mẽ trước những thách thức và vận hội của thời đại mới. Trong vòng 1 năm ra đời thêm 9 công ty con và nhân lực đã đạt tới con số gần 10.000 người. Một cái cây lớn nhanh cần phải có gốc bám sâu trong lòng đất. Bên cạnh hệ thống giá trị cốt lõi (tự do đổi mới, đoàn kết, phát triển, liêm trực, dân chủ, thách thức) truyền thông nội bộ góp phần quan trọng không nhỏ trong việc giúp cho tập đoàn FPT luôn luôn phát triển thống nhất và bền vững, trở thành niềm tự hào của thương hiệu Việt Nam.
Vấn đề truyền thông nội bộ tại FPT, rất tiếc triển khai hơi chậm so với sự phát triển mạnh mẽ của công ty. Đến tháng 9/2007, khi FSoft thành lập ban CCM (Corporate communication and Marketing), Ban truyền thông FPT mới thành lập Phòng Truyền thông nội bộ. CCM của FSoft HN là ban Truyền thông và Marketing mới được xây dựng trên nền tảng của mảng báo nội san, art design và Tổng hội tách từ HCD kết hợp với mảng sales support và PR tách từ FWB sang.
Nhiệm vụ chính của ban này là thực hiện truyền thông nội bộ, PR ra bên ngoài và làm các tài liệu về Marketing phục vụ cho đối tượng khách hàng. Các sản phẩm của CCM hiện nay có website www.fpt-soft.com, bản tin newsletter cho khách hàng bằng cả tiếng Anh, tiếng Nhật, bản tin Around FSoft qua email cho nhân viên FSoft, báo nội san Cucumber, báo ảnh FLAT EYES, Frofile FSoft, Dịch vụ Media Monitoring cho Salesman.
Các chương trình nổi bật của CCM hiện nay gồm có: Chương trình Vi hành, cuộc gặp gỡ offline giữa Tổng giám đốc Nguyễn Thành Nam và một nhân viên bất kỳ, chương trình “Nhỏ to FSoft”, chương trình “Open talk” về các sự kiện nóng của công ty. Dự kiến vào tháng 6 năm nay, báo nội san Cucumber sẽ triển khai một tuần một số, thực hiện Cucumber Online, kết hợp với chi nhánh Đà Nẵng, Hồ Chí Minh xuất bản Flat eyes số 4, 5; chuyện phần mềm lần 2 và tuyển tập thơ của người FSoft.
FIC HCM ra đời muộn sau CCM hai tháng với lực lượng mỏng manh, non trẻ và chỉ focus vào mảng truyền thông nội bộ, tức là chỉ hướng đối tượng nhân viên. Với những nghiên cứu và suy nghĩ về việc làm sao áp dụng tốt nhất những kiến thức về truyền thông nội bộ tại một môi trường đặc thù là FSoft HCM, FIC luôn tìm tòi và thực hiện những hoạt động mang tính sáng tạo để phát triển hiệu quả nhất công tác truyền thông nội bộ tại đây.
Một tổ chức để hoạt động được một cách hiệu quả cần phải có 3 loại vốn chính:
– Vốn vật chất (physical capital) được đo bằng tiền bạc, tài sản, thương hiệu…
– Vốn con người (human capital), liên quan đến nhân sự, được đo bằng số lượng nhân viên, trình độ học vấn, miêu tả phân công công việc, sơ đồ tổ chức…
– Vốn cộng đồng (social capital) được đo bằng các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức với nhau và với các thành viên bên ngoài tổ chức.
Khi công ty mới thành lập, quan tâm đầu tiên của Ban lãnh đạo là vốn vật chất. Khi công ty phát triển lên, vốn con người càng thu hút nhiều sự chú ý hơn. Các mối quan hệ giữa người với người nảy sinh từ cộng đồng có tác dụng to lớn:
– Giảm bớt các chi phí giao dịch do bộ máy của tổ chức ngày càng cồng kềnh và quan liêu.
– Tạo một gắn kết trong bền vững cho sự phát triển của tổ chức.
– Tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa tổ chức với môi trường bên ngoài như nhà nước, khách hàng, các tổ chức khác.
Anh Nguyễn Thành Nam cho rằng: “Thực ra, Tổng hội, Truyền thông và Công ty là các mặt của cùng một vấn đề, như “hồn phách và xác thịt” và đều chung mục đích là “Tăng vốn cộng đồng của cá nhân và của công ty”.
Công ty: Đã xây dựng các cộng đồng nhỏ, chính là các phòng ban, các cán bộ cấp cao, cấp thấp phân theo từng level.
Tổng hội: Đã xây dựng các cộng đồng nhỏ, chính là các nhóm câu lạc bộ, các nhóm sở thích.
Nhiệm vụ của FIC là tạo các kênh để các luồng thông tin truyền tải khắp nơi, mọi người biết nhau và quan hệ với nhau không chỉ vì lý do công việc, lý do cá nhân hay vì sinh hoạt Tổng hội mà bởi vì các luồng thông tin như một hệ thống thần kinh nối các phần xác thịt và hồn phách lại với nhau.
Trong 4 tháng qua, với nhân lực 3 người, người ta chỉ biết đến FIC qua kênh VOF, báo nội san Cucumber.
Với suy nghĩ và nỗ lực làm tăng vốn cộng đồng của công ty, phát triển các hoạt động hướng nhiều đối tượng khác nhau, mong muốn mỗi nhân viên trong công ty trở thành một kênh truyền thông, FIC TEAM đang xây dựng những kế hoạch mới, đội ngũ nhân sự mới để thực hiện những chương trình mới.
Đài phát thanh đã có những bước tiến mới trong việc thu âm và mix nhạc trước các chương trình phát thanh, thay vì phát live như trước. Trong tháng 4, VOF sẽ triển khai thêm chương trình VOF IDOL, một chương trình thi ca nhạc toàn FSoft trên đài phát thanh và bình chọn qua hệ thống mạng intranet. Những ca khúc này của chính các ca sĩ FSoft được tài trợ tiền cho thu đĩa CD bên ngoài. Về mảng báo nội san, để chuẩn bị cho báo Cucumber ra một tuần một số vào tháng 6, chuẩn bị cho những ấn phẩm sắp xuất bản như thơ của người FSoft, chuyên phần mềm, sách đồng đội… FIC sẽ thành lập CLB Cucumber cho đối tượng các anh chị thích sáng tác và viết lách. Những người tham gia CLB này sẽ được giao lưu, học hỏi với các nhà báo, đi dã ngoại và tham gia sáng tác cho các ấn phẩm của FSoft, FPT.
Về các hoạt động hướng tới đối tượng đặc biệt, trong tháng 4, FIC cho ra đời CLB FLI dành cho đối tượng các managers cấp M3, M4, CLB newcomer dành cho đối tượng các anh chị mới vào công ty, CLB Onsite dành cho đối tượng những người đã, đang và sẽ đi onsite. Đặc biệt, cuối năm, dự kiến CLB Onsite sẽ ra mắt ấn phẩm FSoft trên đường ra thế giới.
HằngDM – FSoft
Trích “Sử ký FPT 20 năm”
