Tin học văn phòng là khả năng sử dụng các công cụ, phần mềm phục vụ cho các công việc văn phòng như: Word, Excel, PowerPoint. Ở văn phòng, dường như tất cả mọi người đều sử dụng những công cụ này và coi đó là một “điều kiện cần” để xin việc và làm việc.
Tin học văn phòng đóng vai trò quan trọng trong kỷ nguyên 4.0. Trong môi trường công sở, các công cụ tin học văn phòng có vai trò rất lớn trong việc đơn giản hóa khối lượng công việc và tiết kiệm thời gian,… Ngược lại, khi các kỹ năng tin học văn phòng không được trang bị sẽ là một thách thức lớn khi làm việc, thậm chí bạn có thể bị sa thải.
Sở hữu kỹ năng tin học văn phòng thành thạo sẽ giúp con đường nghề nghiệp của bạn trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể mở các lớp dạy về tin học văn phòng, hay nhận các công việc freelance (làm việc tự do) hay nghề tay trái liên quan như thiết kế bản trình chiếu, chỉnh sửa văn bản,… để nâng cao thu nhập.
Trong thời kỷ nguyên công nghệ 4.0, việc thiếu sót hoặc hạn chế các kỹ năng tin học là một bất lợi lớn cho tất cả mọi người, đặc biệt là các bạn trẻ đang còn ngồi trên ghế nhà trường.
Các kỹ năng tin học văn phòng cần trang bị
Kỹ năng tin học văn phòng là một trong những yêu cầu quan trọng khi tuyển dụng nhân sự, do đó việc một ứng viên thành thạo tin học với các công cơ bản được coi là một lợi thế vô cùng lớn. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về kỹ năng mà một sinh viên hay nhân viên văn phòng cần trang bị để đảm bảo hiệu quả công việc nhé.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản
MS Word là một công cụ soạn thảo hữu dụng và phổ biến trên toàn thế giới. Phần mềm cho phép người dùng tạo văn bản, chèn hình ảnh, thay đổi font chữ và màu sắc chữ, ghi chú và nhiều tính năng hữu dụng khác.
Là một phần mềm thế mạnh về soạn thảo văn bản, MS Word còn cung cấp tính năng bổ trợ giúp văn bản sau khi xuất ra hoàn hảo nhất như: kiểm tra chính tả, ngữ pháp khả dụng với đa dạng ngôn ngữ. Các phiên bản của Word từ trước đến nay đều có thể mở và làm việc với các định dạng file .txt, .html, v.v.
Đối với các bạn sinh viên sắp ra trường, hay các nhân viên văn phòng cần trang bị và thành thạo các kỹ năng xử lý văn bản bằng phần mềm Word như:
- Nhập văn bản bằng 10 ngón tay, sử dụng font chữ phù hợp với ngữ cảnh,…
- Biết cách chèn, tạo các định dạng văn bản như đánh số trang, tách đoạn, căn lề,…
- Biết cách chèn ảnh, biểu đồ, sơ đồ.
- Linh hoạt sử dụng, chèn các ký tự như: footnote, symbol,…
- Biết cách gộp hai hoặc nhiều hơn các văn bản thành một bản thống nhất.
- Đặt mật khẩu cho file dữ liệu quan trọng, cần được bảo mật.
Kỹ năng sử dụng bảng tính Excel
Tiếp theo, nếu bạn đang là một sinh viên sắp ra trường và có định hướng làm việc văn phòng, đặc biệt là các bạn học các chuyên ngành như kế toán, thống kê,… thì việc trang bị kỹ năng xử lý bảng tính trong Excel hết sức quan trọng.
Bảng tính của Excel gồm nhiều ô tạo bởi các dòng và cột. Phần mềm sở hữu nhiều tính năng ưu việt, giao diện thân thiện giúp người dùng dễ dàng thao tác.
Các kỹ năng xử lý trong Excel bạn cần quan tâm là:
- Các tạo bảng tính, định dạng bảng tính (định dạng số, gộp ô, xóa cột, xóa hàng,…)
- Sử dụng các định dạng tự động như ngày tháng, theo tỉnh,…
- Ghi nhớ và nắm rõ cách sử dụng hàm thông dụng: Year, Month, Day, Now, If, Vlookup, Hlookup, Min, Max, Sum, Sumif, Average, Countif,…
- Thành thạo cách sử dụng bộ lọc có sẵn hoặc tùy chỉnh.
- Biết cách tạo, vẽ biểu đồ.
- Cách tạo Hyperlink,…
- Kỹ năng trình bày PowerPoint
PowerPoint là phần mềm giúp bạn tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp, thu hút. Khi bạn trình bày một dự án cho lãnh đạo hoặc đối tác của mình, ngoài việc thông tin của dự án chất lượng thì bản trình chiếu (slide) có sự thu hút nhất định đối với người tham dự. Bên cạnh đó, slide phải đảm bảo về khả năng truyền tải ý tưởng và minh họa cho dự án,…
Tuy nhiên, để tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp không phải nhân viên văn phòng nào cũng biết. Nguyên nhân do thiếu kỹ năng sử dụng PowerPoint khi còn ngồi trên ghế nhà trường.
Do đó, ngay khi còn di học, các bạn sinh viên cần tích cực trau dồi kiến thức và kỹ năng sử dụng phần mềm này để không bị bỡ ngỡ khi bước vào thị trường lao động.
PowerPoint cung cấp nhiều tính năng hữu ích hỗ trợ cho việc sáng tạo ra một bản trình chiếu chuyên nghiệp, thu hút như:
- Đa dạng hình khối
- Chèn ảnh và video vào slide
- Tính năng mask hình ảnh vào hình khối bất kỳ
- Các hiệu ứng chuyển động đa dạng
- Tính năng bảo mật tệp dữ liệu,…
Các loại chứng chỉ tin học văn phòng phổ biến hiện nay
- Chứng chỉ Ứng dụng CNTT
Đây là chứng chỉ tin học văn phòng cấp quốc gia mới nhất thay cho các chứng chỉ tin học ngày xưa theo giá trị A, B, C. Chứng chỉ này được Bộ Giáo dục và Đào tạo chia thành 2 cấp độ
- Chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản: Loại chứng chỉ này có chương trình đào tạo tương đương với chỉ Tin học A trước đây, được bổ sung thêm nhiều kiến thức nâng cao về máy tính và các nền tảng trong tin học, đặc biệt là tin học văn phòng.
- Chứng chỉ Ứng dụng CNTT nâng cao: Loại chứng chỉ này được cấp nếu bạn đã sở hữu chứng chỉ Ứng dụng CNTT cơ bản và hoàn thành 3/9 mô đun của chương trình nâng cao. Chứng chỉ này đòi hỏi bạn đã có kiến thức nền tảng và phải nắm vững các kiến thức về Tin học chuyên sâu.
Lưu ý: cả 2 chứng chỉ ứng dụng CNTT này đều có giá trị vô thời hạn.
- Chứng chỉ tin học văn phòng MOS
MOS (Microsoft Office Specialist) là chứng chỉ tin học quốc tế được sử dụng rộng rãi, được công nhận ở nhiều quốc gia trên thế giới. Đây là loại chứng chỉ xác nhận kỹ năng sử dụng phần mềm tin học văn phòng theo chương trình Microsoft Office thiết kế với các phần mềm như Word, Excel, PowerPoint và do chính Microsoft trực tiếp cấp chứng chỉ.
Chứng chỉ này hiện được phân chia làm 3 cấp độ để đánh giá kỹ năng, thao tác sử dụng tin học văn phòng của người học:
- Chứng chỉ Specialist: Chứng nhận kỹ năng, trình độ cơ bản trong các sản phẩm Microsoft như: Excel, Word, PowerPoint, Outlook và Access.
- Chứng chỉ Expert: Chứng nhận kỹ năng cao cấp trong Microsoft là Excel và Word.
- Chứng chỉ Master: Chứng nhận kỹ năng, trình độ tổng thể, toàn diện cao cấp nhất trong sử dụng Microsoft Office.
Chứng chỉ MOS có thời vạn vĩnh viễn. Bạn chỉ cần thi một lần duy nhất và vượt qua để được cấp chứng chỉ. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị chỉ yêu cầu ứng viên có chứng chỉ Specialist (cấp độ cơ bản) mà thôi.
Trên đây là những thông tin cần thiết để phục vụ cho việc học tập và trau dồi kỹ năng tin học văn phòng dành cho sinh viên. Thông qua bài viết, hy vọng rằng bạn sẽ hiểu hơn về tầm quan trọng của tin học văn phòng và hãy trang bị kỹ năng này ngay từ khi còn là sinh viên nhé!
Bộ môn Ứng dụng phần mềm
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá
cơ sở Hà Nội
