Hình ảnh, phong thái, tác phong làm việc, giao tiếp cũng như phát ngôn của người làm PR sẽ có tác động trực tiếp đến thương hiệu. Áp lực công việc của PR rất nhiều vì phải làm việc với nhiều đối tượng, tương tác với nhiều dạng thông tin, báo chí … Dưới đây là những lưu ý mà người làm PR nên chú ý để tránh sai sót.
- Trả lời e-mail, điện thoại quá vội vàng
Đừng trả lời vội vã, chung chung khi có người liên hệ đến để hỏi các thông tin về doanh nghiệp, thương hiệu của bạn. Các phóng viên, báo đài thường có cách quan sát riêng khi tiếp cận thông tin. Nếu thông tin đưa ra không đầy đủ và rõ ràng, và cách trả lời nhát gừng, người tiếp nhận sẽ diễn giải theo cách họ hiểu. Điều đó có thể dẫn đến sự hiểu nhầm trong việc đưa thông tin ra với công chúng và bạn sẽ phải rất vất vả và tốn thời gian, công sức để giải quyết khủng hoảng truyền thông.
2. Thiếu kiểm chứng thông tin.
Thông thường, thông tin từ bên ngoài đưa vào doanh nghiệp có thể đến từ nhiều phía mà bạn khó kiểm chứng hết; tuy nhiên, thông tin đưa ra nên nhất quán nội dung và đến từ một phía. Bạn cần xác định rõ người được công bố thông tin chính thức cho từng vấn đề như sản phẩm, thị trường, thương hiệu, các vấn đề về xã hội …, đảm bảo khi cơ quan chức năng hỏi đến, bạn sẽ nhanh chóng xác định rõ nguồn thông tin giúp bạn cung cấp cho họ, đảm bảo tác phong chuyên nghiệp.
3. Thông cáo báo chí sơ sài, thiếu thông tin, số liệu
Báo chí thường không đánh giá cao những điều PR ca ngợi về sản phẩm của doanh nghiệp, thương hiệu mình. Họ chỉ quan tâm sản phẩm, thương hiệu của bạn đóng vai trò thế nào trong tình hình thị trường chung, và có lợi cho người tiêu dùng thế nào và đóng góp cho xã hội ra sao. Họ sẽ không bị mê hoặc bởi những lời có cánh của bạn. Điều họ quan tâm là số liệu để kiểm chứng, đối chiếu, so sánh. Do đó, bạn cần cung cấp cho chuyên gia báo chí một bức tranh tổng quan về thị trường, trong đó nhấn mạnh vai trò của sản phẩm, thương hiệu của bạn và ưu điểm của nó.
4. Cung cấp thông tin chậm trễ
Một PR thiếu chuyên nghiệp thường mất quá nhiều thời gian để xử lý thông tin. Bạn cần có sự chuẩn y của quá nhiều người cho một dạng thông tin nhất định. Trong khi đó, báo chí không có thời gian để chờ đợi và cũng không có sẵn lòng kiên nhẫn để chờ bạn duyệt thông tin.
Vì thế, bạn cần chủ động nắm bắt các thông tin trong tổ chức càng nhiều càng tốt để bản thân PR không bị động trong việc tương tác và phản hồi. Thông tin được cung cấp kịp thời, nhanh chóng sẽ là cơ hội để doanh nghiệp bạn chiếm được thiện cảm từ các báo đài.
5. Thiếu tự tin/quá kiêu khi tiếp báo chí
Bản chất PR là cung cấp thông tin trung thực, chính xác, qua đó thể hiện vai trò và gởi gắm thông điệp của thương hiệu đến người tiêu dùng. Các chuyên viên PR là người đại diên cho thương hiệu để làm điều đó. Bạn không xin xỏ hay năn nỉ bất kỳ ai nếu thông tin của bạn là hữu ích. Bạn cũng không ban bố thông tin cho ai vì truyền thông là nghề của bạn.
Do đó, chuyên viên PR cần giữ một thái độ nhã nhặn và chủ động cần thiết để không tạo ra cảm nhận thiếu tự tin hoặc quá tự cao đối với người bạn đang tiếp xúc.
