Những năm gần đây, ngành PR – Tổ chức sự kiện ngày càng nhận được nhiều chú ý khi được xem là công việc năng động, phù hợp cho các bạn trẻ phát triển.

Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào?

Sự kiện sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc hoàn toàn vào tính chất của sự kiện (ví dụ: chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, lễ khánh thành, khai trương, lễ khởi công, động thổ, lễ thông xe cầu đường, lễ cất nóc, lễ công bố các dự án bất động sản…), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch.

Đối tượng là ai?

Bạn sẽ cần phải xác định rõ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng và đối tượng mục tiêu. Thậm chí, cần phải suy xét đến đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để tham gia vào sự kiện và phương hướng để thu hút họ tham dự. Bởi lẽ điều này sẽ làm cơ sở để bạn vận động tài trợ, nhất là khi nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.

Địa điểm tổ chức

Một trong những yếu tố làm nên thành công của sự kiện không thể không nhắc đến là địa điểm tổ chức. Để tạo nên một sự kiện hoàn hảo, đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì cần phải tìm hiểu thật kĩ về hình thức, quy mô cũng như số lượng khách mời tham gia, các hoạt động để lựa chọn nơi tổ chức thật thoải mái, đặc biệt là phải phù hợp với ngân sách đặt ra.

Thời gian tổ chức

Bên cạnh địa điểm tổ chức, việc xem xét chọn ngày và thời gian tiện lợi nhất cho cả đơn vị tổ chức và người tham gia cũng quan trọng không kém. Ví dụ như: không nên tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các lễ hội khác. Bởi vậy, thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần như thứ bảy hoặc chủ nhật.

Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Đặc biệt, nên lưu ý cả vềthời tiết và khí hậu vì sẽ thật là thảm họa nếu tổ chức sự kiện ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến. Tại mục này, bạn có thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bản thân nếu đã quen thuộc với các điều kiện khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết.

Mục đích tổ chức sự kiện

Hãy để nó bắt nguồn từ những gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v… Xác định mục tiêu của tổ chức sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.

Kế hoạch của sự kiện

Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như “Sự kiện hội nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank”. Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt là đối tượng khách mời là phương tiện truyền thông, đài truyền hình.

Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung hoặc đám cưới. Như chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí, trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề cụ thể.

Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện cho khách hàng và đối tượng mục tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn, ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo. Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn.

Các nhà cung cấp dịch vụ: Quy định đối với khách mời Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào: khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc (Quà tặng pha lê, thủy tinh, quà tặng bằng gỗ đồng, Kỷ niệm chương,…). Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự kiện một cách tốt nhất.

Học ngành PR – Tổ chức sự kiện tại FPT Mạng cá cược bóng đá có gì hay?

Sau khi tốt nghiệp ngành PR – Tổ chức sự kiện, với ưu điểm vượt trội về kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm và ngoại ngữ sinh viên tự tin thực hiện tốt công việc tại các vị trí sau:

• Chuyên viên PR & Marketing
• Chuyên viên Chăm sóc khách hàng
• Chuyên viên truyền thông đối ngoại và đối nội
• Chuyên viên tổ chức sự kiện
• Chuyên viên phân tích và tư vấn Truyền thông (PR)
• Chuyên viên nghiên cứu thị trường (Market Research Agency)
• Chuyên viên phát triển và quản trị thương hiệu

Chỉ trong 2 năm với 6 học kỳ liên tục, các bạn sinh viên sẽ được trang bị những kiến thức cần thiết như:

• Kiến thức tổng hợp về Marketing và truyền thông
• Nghiệp vụ và thực hành: Tổ chức sự kiện, xây dựng và quản trị chiến dịch truyền thông, truyền thông nội bộ, truyền thông đa phương tiện, truyền thông tích hợp
• Kỹ năng viết báo, quản trị nguồn lực và quản trị khủng hoảng trong truyền thông
• Kỹ năng mềm và tiếng Anh

Với môi trường học tập năng động, cơ sở thực hành đầy đủ, phương pháp giảng dạy Blended Learning kết hợp phương pháp đào tạo Project-based Learning gắn liền với thực tiễn, sau quá trình học tập, sinh viên sẽ tự tin được trang bị những kiến thức và kỹ năng phục vụ cho công việc một cách đầy đủ và toàn diện nhất.

Chương trình học được tư vấn bởi hội đồng các chuyên gia hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực Truyền thông và tổ chức sự kiện và được thẩm định bởi các công ty chuyên về Truyền thông và tổ chức sự kiện tại Hà Nội và TP.HCM.

Tiến đến thời gian thực tập, các bạn sinh viên sẽ được nhà trường sắp xếp, liên hệ với những doanh nghiệp về PR – Tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng để trải nghiệm nghề nghiệp, có thêm kiến thức thực tế trước khi ra trường. Thậm chí, ngay cả sau khi ra trường, các bạn sinh viên hoàn toàn có thể được nhà trường, giảng viên hỗ trợ tìm việc làm, kết nối CV với những doanh nghiệp đang tuyển dụng.

Thế nào, các bạn đã biết thêm được những kiến thức về Tổ chức sự kiện chưa? Nếu là học sinh và mong muốn trở thành những chuyên gia về PR – Tổ chức sự kiện, các bạn có thể tham khảo thêm thông tin đào tạo, chương trình học tại Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá nhé!