Quản lý chi phí trong Agile có một số khác biệt so với các phương pháp quản lý truyền thống. Trong Agile, việc quản lý cost tập trung vào việc đảm bảo sự linh hoạt và tối ưu hóa giá trị được tạo ra từ các hoạt động phát triển sản phẩm. Dưới đây là một số phương pháp và nguyên tắc quản lý cost trong Agile!

Một số phương pháp quản lý cost trong Agile

• Ưu tiên giá trị: Trong Agile, quản lý cost tập trung vào việc tối đa hóa giá trị được tạo ra từ các sản phẩm và dịch vụ. Nhóm phát triển và khách hàng cùng nhau xác định và ưu tiên các chức năng và tính năng quan trọng nhất để đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất.
• Ưu tiên theo sprints: Trong Agile, công việc được phân chia thành các sprint ngắn hạn, thường từ 1 đến 4 tuần. Việc ưu tiên và lập kế hoạch cost được thực hiện theo từng sprint, với sự tham gia của các thành viên của nhóm Agile. Điều này cho phép điều chỉnh chi phí và ưu tiên dự án theo nhu cầu và điều kiện thực tế trong mỗi sprint.

• Estimation linh hoạt: Trong Agile, ước lượng chi phí được thực hiện theo cách linh hoạt hơn. Thay vì đưa ra ước lượng chi tiết và cố định từ đầu, Agile thường sử dụng phương pháp ước lượng tương đối như điểm số (story points) để đánh giá khối lượng công việc và ước lượng thời gian và nguồn lực cần thiết. Các ước lượng này có thể điều chỉnh và cải thiện theo thời gian, dựa trên kinh nghiệm thực tế và sự hiểu biết sâu hơn về dự án.
• Kiểm soát sử dụng nguồn lực: Trong Agile, việc kiểm soát sử dụng nguồn lực là một phương pháp quan trọng để quản lý cost. Nhóm Agile theo dõi và đánh giá việc sử dụng nguồn lực, bao gồm cả nguồn lực con người, vật liệu và công nghệ. Điều này giúp đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả và đồng thời giúp phát hiện và giảm thiểu lãng phí.
• Đánh giá liên tục và cải tiến: Agile khuyến khích việc đánh giá liên tục và cải tiến quy trình để tối ưu hóa cost. Thông qua việc áp dụng các nguyên tắc Agile như Retrospective, nhóm Agile có cơ hội xem xét các hoạt động và quy trình hiện tại, tìm cách cải thiện và làm việc một cách hiệu quả hơn trong việc sử dụng nguồn lực và tài chính.

4 bước của quy trình quản lý chi phí là:

1. Lập kế hoạch quản lý chi phí

Kế hoạch quản lý chi phí là một phần của kế hoạch quản lý dự án, được xác định trước khi công việc dự án bắt đầu. Đây là một hướng dẫn đầy đủ xác định cách thức quản lý dự án và do đó chi phí của nó. Việc xác định kế hoạch quản lý chi phí cung cấp cho chúng tôi các quy trình và tổ chức cần thiết để quản lý chi phí dự án.

2. Dự toán chi phí và lập ngân sách dự án

Bây giờ với kế hoạch quản lý chi phí được xác định, bước tiếp theo là thiết lập ước tính chi phí ban đầu và ngân sách dự án. Mặc dù, ngân sách cuối cùng của một dự án không bao giờ là ngân sách được cung cấp khi bắt đầu dự án. Một ước tính đầu tiên sẽ được thực hiện khi bắt đầu một dự án, nhưng ngân sách sẽ luôn phát triển trong suốt vòng đời của dự án.

Ví dụ, hãy nghĩ về cuộc sống cá nhân của bạn. Bạn đã bao giờ lên ngân sách cho một kỳ nghỉ và phải xem xét lại khi có điều gì đó bất ngờ xảy ra chưa? Nếu ô tô của bạn bị hỏng, bạn có thể thay đổi kế hoạch chi tiêu cho kỳ nghỉ.

3. Kiểm soát chi phí

Bây giờ bạn đã thiết lập Kế hoạch quản lý chi phí và ước tính thành công ngân sách dự án, đã đến lúc thực hiện phần lớn công việc – giám sát và kiểm soát chi phí dự án. Kiểm soát chi phí cho phép bạn hiểu chi phí dự án của bạn có thể khác với ngân sách dự kiến của bạn như thế nào. Sau đó, bạn có thể thực hiện hành động khắc phục. 

Cách một nhóm quản lý và kiểm soát chi phí phụ thuộc vào những gì họ đã xác định trong Kế hoạch quản lý chi phí. Trong hầu hết các trường hợp, kiểm soát chi phí yêu cầu dữ liệu đầu vào do bộ phận kiểm soát dự án hoặc nhóm mua hàng cung cấp.

4. Báo cáo chi phí

Bước cuối cùng của chúng tôi trong quy trình quản lý chi phí là báo cáo. Mục tiêu của báo cáo chi phí là cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết để người quản lý dự án có thể đưa ra các quyết định cần thiết để giữ cho dự án đi đúng hướng.

Có nhiều báo cáo có thể được chỉnh sửa dựa trên các hình dung chi phí khác nhau. Điều này có thể được thực hiện bằng cách trực quan hóa công việc được thực hiện liên quan đến ngân sách đã chi (Quản lý giá trị thu được). Điều này giúp phân tích năng suất của dự án.

Quản lý cost trong Agile đòi hỏi sự linh hoạt, kiểm soát và tập trung vào việc tạo ra giá trị. Nó tạo điều kiện cho việc thích ứng nhanh chóng với thay đổi và đảm bảo rằng nguồn lực trong dự án được sử dụng một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh.

Bộ môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá cơ sở Hà Nội