Làm thế nào để quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả khi có quá nhiều deadline? Cùng tham khảo bí kíp dưới đây để phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc của bạn nhé!

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình kiểm soát có ý thức về số lượng thời gian (tính bằng giờ/ngày/tuần) cho hoạt động hoặc công việc nhằm tối ưu hóa thời gian và tăng hiệu suất công việc.

Thông thường, mỗi công việc sẽ được chia ra làm 04 nhóm như sau:

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ gấp/khẩn cấp (Urgent).

● A là nhóm công việc quan trọng nhưng không gấp (chưa đến hạn)
● B là nhóm công việc quan trọng nhưng gấp (cần xử lý ngay)
● C là nhóm công việc không quan trọng và cũng không gấp
● D là nhóm công việc không quan trọng nhưng gấp

Vậy trong thực tế, những công việc này là những việc gì?

• Nhóm A: Quan trọng + không gấp

Đây là những việc quan trọng nhưng chưa đến thời gian xử lý. Bởi tính chất quan trọng của nó, bạn thường phải thực hiện hết chứ không thể bỏ qua được. Tuy nhiên, vì chưa đến hạn nên bạn có thể xử lý một cách chậm rãi và chia nhỏ ra để làm.

Ví dụ như bạn đặt mục tiêu có bằng IELTS 6.5 trong vòng 02 năm tới. Bởi vì bạn muốn dùng bằng IELTS để đi làm tại một công ty nước ngoài nên đây là việc quan trọng. Thế nhưng, bạn đang là sinh viên và chưa ra trường, bạn còn 02 năm để rèn luyện và phấn đấu để đạt được mục tiêu. Bạn có thể lập kế hoạch 06 tháng tự thi thử một lần và đặt mục tiêu đạt 5.0, 5.5, 6.0.

Khi lập kế hoạch từ sớm, bạn sẽ làm việc với một tâm thế nhẹ nhàng hơn, bớt áp lực hơn và dễ hoàn thành mục tiêu hơn!

• Nhóm B: Quan trọng + gấp

Nếu bạn để việc A trôi qua trong sự lãng thời gian vì sự lười nhác, chây ì, các công việc nhóm A sẽ chuyển dần sang B (vì đã hết thời gian mất).

Giả sử trong vòng 06 tháng tới, công ty tung ra tin tức tuyển dụng, yêu cầu ứng viên với bằng IELTS 6.5 để ứng tuyển vào công ty. Đây là một việc quan trọng và bạn phải làm ngay. Giờ đây bạn phải vắt chân lên cổ để chạy đua ôn thi cật lực trong thời gian ngắn để đạt được mục tiêu 6.5. Quá vất vả phải không?

Kết quả công việc của nhóm B thường khó đạt được như ý (ví dụ bạn chỉ đạt được 6.0 IELTS thay vì 6.5) bởi nhiều yếu tố: áp lực thời gian, áp lực nhồi nhét kiến thức, lo lắng sợ không đạt được mục tiêu, công việc phát sinh, những sự cố khác,…)

• Nhóm C: Không quan trọng + không gấp

Là những công việc mang tính chất giải trí, xả stress,…như lướt Facebook, đi uống cà phê, đi On The Radio để nghe nhạc. Nhóm công việc này thường nhằm mục đích tái tạo năng lượng, giải toả cảm xúc. Nhóm C cũng có thể được giảm thiểu để dành thời gian cho nhóm B.

Ví dụ bạn có một cuộc hẹn đi cà phê với bạn cùng phòng, sắp đến giờ đi thì bạn báo…huỷ hẹn vì nhóm trưởng thông báo deadline gấp (nhóm B) và bạn phải ở nhà chạy deadline. Cái hẹn cà phê có thể huỷ (vì chỉ đi ngồi chơi) và hẹn lại vào ngày khác, nhường lại khung thời gian để chạy deadline. Việc đi cà phê không quan trọng và không gấp.

• Nhóm D: Không quan trọng + gấp!

Việc không quan trọng nhưng gấp là những việc không có nhiều ý nghĩa cho mục tiêu cá nhân của bạn. Ví dụ bạn đang làm báo cáo thì mẹ nhờ ra chợ mua thịt, cậu ruột của bạn từ Mỹ gọi điện về hỏi thăm,…

Cách tốt nhất để xử lý nhóm này chính là làm càng nhanh càng tốt (đi chợ thật nhanh, nói chuyện thật nhanh) hoặc uỷ quyền cho người khác làm (nhờ người khác đi chợ/mua hàng online hoặc kết thúc cuộc gọi sớm).

Ứng dụng thực tiễn

Việc biết rõ việc gì quan trọng, việc gì gấp sẽ giúp bạn tạo thói quen lập kế hoạch và ưu tiên xử lý những công việc quan trọng + không gấp, tránh đưa trạng thái công việc trở thành quan trọng + gấp. Đồng thời bạn sẽ quản lý được thời gian hoàn thành mục tiêu cá nhân. Bạn cần liệt kê danh sách tất cả công việc cần phải làm trong ngày/tuần/tháng, thậm chí năm. Sau đó, bạn hãy phân loại các công việc vào các nhóm (A) (B) (C) (D) để tạo ưu tiên xử lý những nhóm công việc nào trước, công việc nào sau, giảm thiểu thời gian cho những việc không quan trọng, thậm chí làm tốn thời gian của bạn.

Trên đây là những ví dụ và tính ứng dụng Ma trận Eisenhower vào công việc, cuộc sống. Hi vọng qua bài viết trên, các bạn sinh viên sẽ biết cách phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện những công việc và dự định trong cuộc sống.

Giảng viên Hoàng Minh Hải – Bộ môn Quản trị kinh doanh 
Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá Đà Nẵng