Công việc tài trợ là yếu tố quan trọng trong giới kinh doanh cũng như hoạt động Marketing. Hãy tìm hiểu kỹ hơn về công việc này ở bài viết dưới đây nhé!

Chúng ta bắt gặp rất nhiều chương trình và sự kiện từ nhỏ đến lớn đều có sự hiện diện, tham gia của các thương hiệu. Trong đó, đơn vị tổ chức sẽ cung cấp những giải pháp truyền thông hấp dẫn trong khuôn khổ chương trình, sự kiện, đặc biệt phù hợp với đơn vị tài trợ. Ngược lại, nhà tài trợ phải đảm bảo hỗ trợ về mặt tài chính, hiện vật hoặc bất kỳ nguồn lực nào hữu ích cho chương trình hoặc sự kiện.

Mời tài trợ thành công chắc chắn là một “nghệ thuật”, bởi lẽ không dễ để hai bên doanh nghiệp “bắt gặp” và cùng nhau “khớp” về mặt lợi ích và nhu cầu. Nhưng FPT Mạng cá cược bóng đá tin rằng mỗi chúng ta đều có thể từng bước trở thành “nghệ sĩ mời tài trợ”, nếu các bạn nắm được các quy trình lên kế hoạch cho công tác mời tài trợ dưới đây:

1. Xác định rõ nhu cầu của sự kiện

Biết mình là ai và mình cần gì luôn là yếu tố khởi đầu cho mọi công việc. Vì vậy, đơn vị tổ chức cần xác định rõ nguồn lực cần thiết để thực thi chương trình, sự kiện thành công. Các hạng mục tài trợ có thể là:

• Tài chính
• Địa điểm tổ chức
• Quà tặng
• Sản phẩm và dịch vụ mà bên tài trợ có thể cung cấp

Team phụ trách chương trình/ sự kiện sẽ đưa ra đề xuất cụ thể để yêu cầu phòng ban tài trợ lên kế hoạch mời các đối tác phù hợp tham gia.

2. Xây dựng các gói tài trợ và hồ sơ mời tài trợ

Gói tài trợ chỉ là một phần nhỏ trong danh mục hồ sơ mời tài trợ. Tuy nhiên, đây sẽ là một trong những điểm quan trọng mà nhà tài trợ quan tâm nhất. Mỗi gói tài trợ được thiết kế với giá trị và quyền lợi khác nhau, ví dụ các gói tài trợ từ cao đến thấp như:

• Nhà tài trợ Kim cương
• Nhà tài trợ Vàng
• Nhà tài trợ Bạc
• Nhà tài trợ Đồng
• Ngoài ra, chúng ta có thể bắt gặp một số danh xưng khác như: Nhà tài trợ Độc quyền, Nhà tài trợ Crowdfunding.

Bên cạnh đó, Hồ sơ tài trợ giống như quyển “catalogue” để “chào hàng”, gồm những thông tin cần thiết sau:

• Thư ngỏ
• Giới thiệu đơn vị tổ chức
• Giới thiệu chương trình, sự kiện và kế hoạch tổ chức
• Dự trù kinh phí
• Kế hoạch truyền thông chương trình, sự kiện
• Quyền lợi nhà tài trợ (có thể tách ra làm file riêng cùng với Gói tài trợ)
• Đề xuất giải pháp truyền thông thương hiệu đi cùng chương trình, sự kiện: Sẽ hay hơn nếu với mỗi nhà tài trợ lớn tiềm năng, chúng ta có thể thương hiệu hóa sản phẩm, nhãn hiệu cụ thể của đối tác, mô tả lồng ghép trực tiếp hình ảnh của nhà tài trợ và đề xuất thông điệp sáng tạo nhằm gây ấn tượng, thuyết phục đối tác tiềm năng.

3. Xác định và tiếp cận đối tác tài trợ tiềm năng

Đã có trong tay “vũ khí” đắc lực để “ra trận” – chính là Hồ sơ mời tài trợ, vậy chúng ta sẽ gửi Hồ sơ tài trợ mang đi chào mời và chinh phục đối tượng nào? Bạn cần trả lời những câu hỏi sau:

• Công ty nào tiềm năng, phù hợp với chương trình, sự kiện: Khoanh vùng được đúng đối tượng tiềm năng giúp gia tăng xác suất thành công của việc mời tài trợ, và chúng ta không bị mất thời gian cho những “deal” không chất lượng.
• Đối tượng tiếp cận là ai: Có thể là trưởng phòng, giám đốc marketing, thậm chí là chủ doanh nghiệp. Thật tuyệt vời nếu bạn có thể tiếp cận được đúng người có thẩm quyền ra quyết định tài trợ. Đôi khi chúng ta phải bắc cầu qua nhiều mạng lưới quan hệ xã hội khác nhau, mới có cơ hội tiếp cận được người quản trị cấp cao, chính là người có quyền quyết định trong việc hợp tác.
• Cách thức tiếp cận: Tuỳ thuộc vào loại thông tin liên hệ mà bạn có được, cũng như mức độ thân thiết với đối tác, có thể tiếp cận lần đầu bằng email, điện thoại, cuộc gặp trực tiếp, hay các phương tiện xã hội như Linkedin, Facebook, Zalo…

4. Đàm phán và ký kết

Cơ hội thành công đang đến gần khi chúng ta đi đến giai đoạn đàm phán. Bởi điều này cho thấy chương trình, sự kiện của bạn hấp dẫn và nhà tài trợ tiềm năng đang thực sự quan tâm đến “lời chào mời” của bạn.

Rất nhiều cuộc gặp gỡ, họp mặt, trao đổi sâu giữa các cấp lãnh đạo được tiến hành nhằm thuyết phục được nhà tài trợ tiềm năng và đi đến thỏa thuận ký kết hợp tác. Nội dung đàm phán và ký kết sẽ xoay quanh những công việc mà các bên có thể thực hiện, theo như Hồ sơ mời tài trợ có đề cập. Sẽ có những mặc cả hay nhượng bộ, nhưng chúng ta đều hướng đến sự hợp tác thương mại đôi bên cùng có lợi.

5. Thực hiện hợp tác

Ở giai đoạn này, phòng ban phụ trách tài trợ của chương trình, sự kiện sẽ cần làm việc với rất nhiều bên để đảm bảo thực thi quyền lợi tài trợ một cách trơn tru, chuyên nghiệp và theo sát từng tiến độ thanh toán của hợp đồng.

Các bên cần lập kế hoạch cụ thể để cùng nhau theo dõi, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm theo hợp đồng đã ký kết. Trong quá trình tiến hành dự án tài trợ, đơn vị tổ chức chương trình, sự kiện cần lưu ý phải thu thập bằng chứng ghi nhận tất cả quyền lợi tài trợ đã được thực hiện.

6. Nghiệm thu và hoàn tất thanh toán

Là giai đoạn cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, vì Báo cáo nghiệm thu là điều kiện cần để bộ phận kế toán của nhà tài trợ chi trả hết giá trị tài trợ và thanh lý hợp đồng. Sau khi kết thúc chương trình, sự kiện, bạn cần cung cấp cho mỗi nhà tài trợ với những bằng chứng cho thấy bạn đã hoàn thành đầy đủ quyền lợi truyền thông cho họ. Bạn cũng không quên gửi thư cảm ơn đến nhà tài trợ, cũng như duy trì mối quan hệ tốt đẹp cho những lần hợp tác tiếp theo nhé.

Trong khuôn khổ bài viết này, FPT Mạng cá cược bóng đá cung cấp cho bạn đọc những quy trình cơ bản nhất trong công tác mời tài trợ. Hy vọng các bạn đã tiếp thu thêm nhiều kiến thức bổ ích và dễ dàng áp dụng vào thực tế!

Giảng viên Hồng Nhung

Bộ môn Quản trị kinh doanh

Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá Đà Nẵng