Trong bài đọc này, hãy cùng thảo luận về các chiến lược để tiếp cận quản lý thay đổi với tư cách là người quản lý dự án. 

Thành công của dự án phụ thuộc vào việc áp dụng và chấp nhận dự án của bạn. Cho dù điều đó đòi hỏi phải khởi chạy một công cụ bên ngoài mới hay một quy trình sẽ thay đổi hoạt động tại một cơ sở sản xuất. Trong cả hai trường hợp, tác động lớn nhất của thay đổi sẽ là đối với những người sử dụng và tương tác với sản phẩm hoặc quy trình đang thay đổi.  

Ví dụ: nếu giao diện người dùng trang web của bạn thay đổi, tác động chính của thay đổi đó ảnh hưởng đến người dùng. Người dùng phải tìm hiểu cách trang web đã được tổ chức lại và thích ứng với cách mới để điều hướng trang web.

Nếu một phần của bản cập nhật giao diện trang web bao gồm biểu tượng thương hiệu mới, thì tác động chính của thay đổi đó sẽ ảnh hưởng đến nhân viên của tổ chức bạn. Họ phải được biết về logo mới và phải thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng tất cả các thông tin liên lạc của công ty đều có logo mới chứ không phải logo cũ. 

Bạn có thể giúp đảm bảo thành công cho dự án của mình bằng cách chấp nhận các thay đổi khi chúng đến và bằng cách thuyết phục đối tượng rộng hơn, cho dù đó là người dùng cuối hay các thành viên của tổ chức, cũng chấp nhận các thay đổi. Khi bạn triển khai một cách tiếp cận để thay đổi, bạn có thể giải quyết các vấn đề có thể xảy ra trong các giai đoạn sau của dự án. 

Tích hợp quản lý dự án và quản lý thay đổi 

Quản lý thay đổi là một công việc chính và là một dự án trong chính nó. Khi nói đến quản lý thay đổi, không phải lúc nào bạn cũng có thể chịu trách nhiệm lãnh đạo và lập kế hoạch cho toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.

Sẽ có lúc người quản lý của bạn chịu trách nhiệm đảm nhận quá trình chuyển đổi đó và thực hiện thành công các thay đổi. Tuy nhiên, chỉ vì bạn không phải là người trực tiếp dẫn dắt sự thay đổi, nên vẫn có những cách mà bạn có thể hỗ trợ và tham gia vào việc áp dụng thành công dự án của mình.  

Là người quản lý dự án, bạn có thể nghĩ quản lý thay đổi là cần thiết để dự án của bạn đạt được kết quả thành công. Cả quản lý thay đổi và quản lý dự án đều nhằm mục đích tăng khả năng thành công của dự án. Hai quá trình này cũng kết hợp các công cụ và quy trình để thực hiện mục tiêu đó. Cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu dự án là tích hợp quản lý dự án và quản lý thay đổi.

Khi bạn đang nghĩ về quản lý thay đổi vì nó liên quan đến dự án của bạn, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi mình những câu hỏi sau: 

• Tổ chức sẽ phản ứng thế nào với sự thay đổi?
• Những người có ảnh hưởng nào có thể ảnh hưởng đến sự thay đổi?
• Các phương tiện giao tiếp tốt nhất là gì?
• Thực hành quản lý thay đổi nào sẽ dẫn đến việc thực hiện thành công dự án của tôi?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho nhiều tình huống có thể xảy ra và cho phép bạn tạo ra các giải pháp để hỗ trợ hiệu quả việc áp dụng dự án của bạn.  

Hãy xem xét một số phương pháp hay nhất để tiếp cận quản lý thay đổi trong các dự án của bạn: 

• Được chủ động

Lập kế hoạch quản lý thay đổi chủ động và toàn diện có thể giúp mọi bên liên quan có khả năng bị ảnh hưởng nhận thức được những thay đổi sắp tới. 

• Kết hợp quản lý thay đổi vào các bước quản lý dự án của bạn. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp thời gian trong các cuộc họp nhóm hoặc tạo tài liệu phản hồi để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng có một nơi để nêu lên các đề xuất và mối quan tâm của họ.  
• Bạn cũng có thể lập kế hoạch cho các bước khi kết thúc dự án của mình để giới thiệu sản phẩm có thể phân phối cho các bên liên quan dưới dạng trình diễn, diễn đàn câu hỏi và câu trả lời hoặc video tiếp thị.
  Bạn có thể đưa tất cả các quyết định này vào kế hoạch của mình để mọi thay đổi tiềm ẩn ít có khả năng ảnh hưởng đến dòng thời gian của bạn. Nếu các bước này chưa được tích hợp vào kế hoạch của bạn, bạn có thể leo thang và nhấn mạnh tầm quan trọng của kế hoạch quản lý thay đổi đối với các bên liên quan của bạn.  

• Trao đổi về những thay đổi sắp tới: Bằng cách này, bạn nên cung cấp cho mọi người thông tin họ cần để họ cảm thấy sẵn sàng thích nghi với những thay đổi sau khi dự án sẵn sàng khởi chạy.  
• Thay đổi có trật tự: Tuân thủ quy trình quản lý thay đổi rõ ràng giúp duy trì tính nhất quán mỗi khi có thay đổi. Quy trình quản lý thay đổi nên được thiết lập và ghi lại ngay từ đầu trong dự án của bạn để hướng dẫn cách dự án sẽ xử lý thay đổi.
  Tổ chức của bạn cũng có thể có một kế hoạch quản lý thay đổi tổng thể có thể áp dụng cho dự án của bạn. Điều này có thể bao gồm thời điểm thúc đẩy thay đổi, thời điểm đào tạo, thời điểm khởi chạy hoặc phát hành và các bước tương ứng cho từng giai đoạn của quy trình. 

• Chấp nhận sự thay đổi: Thay đổi là không thể tránh khỏi, nhưng chúng ta thường chống lại chúng. Bằng cách đồng cảm với những thách thức và sự lo lắng mà sự thay đổi có thể mang lại, bạn có thể hỗ trợ quá trình này theo những cách tinh tế. 
• Sử dụng công cụ: Kết hợp các công cụ để hỗ trợ việc áp dụng thay đổi có thể rất hữu ích. Dưới đây là một vài ví dụ bạn có thể sử dụng cho dự án tiếp theo của mình: 
• Theo dõi và báo cáo dự án: Bạn có thể thực hiện những công việc như khảo sát, có thể thu thập thông tin đầu vào từ các bên liên quan. 
• Dự đoán: Hãy theo dõi quá trình phát triển của dự án trước đó để hình dung tiềm năng trong tương lai
• Thiết lập văn hóa tổ chức: Khi dự án thay đổi, bạn cũng cần xem lại và thay đổi văn hóa tổ chức sao cho phù hợp với phong cách làm việc sắp tới

Là người quản lý dự án, bạn cần phải chịu trách nhiệm thực hiện thành công các dự án. Khi trau dồi bộ kỹ năng bạn có được trong suốt chương trình này, bạn sẽ thấy rằng quản lý thay đổi là điều cần thiết cho sự thành công của các dự án của bạn. 

Bộ môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá cơ sở Hà Nội