Hiểu được cơ cấu tổ chức Cổ điển và Ma trận có thể giúp bạn đặt câu hỏi trong cuộc phỏng vấn xin việc để hiểu đầy đủ về vai trò và trách nhiệm mà bạn đang xem xét. Điều này cũng sẽ giúp bạn hiểu những kỹ năng nào là quan trọng nhất trong vị trí này.  

Sau khi bạn được tuyển dụng vào một vai trò, việc biết cơ cấu tổ chức của công ty có thể giúp bạn xác định các điểm giao tiếp chính và các bên liên quan chính. Nó cũng có thể giúp bạn điều hướng trong tổ chức khi bạn cần hỗ trợ hoặc cần xác định ai là người có thẩm quyền trong một tình huống nhất định. Hãy xem xét kỹ hơn các đặc điểm của từng cấu trúc tổ chức này để bạn có thể xác định loại cấu trúc mà một tổ chức có và cách điều hướng cấu trúc đó với tư cách là người quản lý dự án.  

Cơ cấu tổ chức cổ điển 

Cơ cấu tổ chức cổ điển là một hệ thống phân cấp từ trên xuống, trong đó Giám đốc điều hành (CEO) có quyền trực tiếp đối với một số nhà quản lý bộ phận. Người quản lý bộ phận có quyền trực tiếp đối với một số bộ phận khác của nhân viên.

Hệ thống này yêu cầu liên lạc cả lên và xuống thang. Trong cấu trúc Cổ điển, quyền hạn đến từ cấp trên và lọc xuống cấp dưới. Báo cáo thường xuyên cập nhật tình trạng dự án có thể được yêu cầu chuyển qua các cấp quản lý để thông báo cho các nhà lãnh đạo cao hơn.

Các tổ chức cổ điển cũng được gọi là các tổ chức chức năng vì tổ chức được chia thành các bộ phận dựa trên chức năng. Mỗi bộ phận được lãnh đạo bởi một người quản lý chức năng và nhân viên được nhóm lại theo các chức năng của vai trò của họ.

Ví dụ, chức năng chính của Friendly Skies Airlines, một công ty hàng không, là lái máy bay. Thông thường, có các phòng ban được sắp xếp hợp lý để thực hiện các chức năng quan trọng khác của công ty, chẳng hạn như Tiếp thị, Nhân sự và Chiến lược. Nhân viên thường có một chuyên môn trong tổ chức và không được làm việc trong các lĩnh vực khác trong các hoạt động bình thường hàng ngày.

Quản lý một dự án trong một tổ chức cổ điển 

Friendly Skies Airlines có cơ cấu tổ chức Cổ điển, như được biểu thị bằng báo cáo hoặc biểu đồ “tổ chức”. 

Hãy tưởng tượng rằng Hội đồng quản trị của hãng hàng không Friendly Skies thông qua sáng kiến trang bị thêm cho các máy bay hiện có để chở thêm hành khách. Giám đốc điều hành tài trợ cho một nhóm dự án để thiết kế lại máy bay.

Dự án sẽ được dẫn dắt bởi một người quản lý dự án từ bộ phận Kỹ thuật và Đổi mới và sẽ yêu cầu các đại diện từ Bộ phận Tài chính, Tiếp thị, Chiến lược và Vận hành, cùng với một số thành viên khác trong nhóm từ bộ phận Thiết kế, để hoàn thành thành công dự án.  

Nhóm dự án thường sẽ vẫn ở trong dòng báo cáo của họ nhưng hoạt động như một nhóm được tập hợp của riêng họ. Họ không thuộc bất kỳ bộ phận chức năng hiện có. Trong cơ cấu tổ chức Cổ điển, dự án xây dựng từ các phòng ban đã có sẵn để thành lập các nhóm. 

Nếu bạn là người quản lý dự án trong loại cấu trúc này, bạn có thể cần tham khảo ý kiến của người quản lý chức năng để hiểu nguồn lực của bạn và năng lực của từng thành viên trong nhóm, cũng như để làm quen với quy trình nội bộ và cấu trúc phê duyệt của từng chức năng.

Quyền hạn của bạn có thể bị hạn chế một chút do các ưu tiên cạnh tranh, chuỗi phê duyệt và các vấn đề phức tạp khác, nhưng việc đặt ra các kỳ vọng trước sẽ cho phép bạn điều hướng tổ chức và thực hiện thành công dự án của mình. 

Cơ cấu tổ chức ma trận 

Cấu trúc ma trận khác với cấu trúc cổ điển ở chỗ nhân viên có hai hoặc nhiều người quản lý. Trong cấu trúc Ma trận, bạn vẫn có những người ở trên bạn, nhưng bạn cũng có những người ở các bộ phận lân cận mà bạn sẽ cần liên lạc về tiến độ công việc của mình. Các khu vực chức năng có xu hướng đi qua các lối đi thường xuyên hơn và tùy thuộc vào tính chất công việc, người quản lý chịu trách nhiệm cho từng khu vực có quyền hạn cao nhất.

Với tư cách là người quản lý dự án trong một tổ chức Ma trận, về cơ bản, một nhóm sẽ có ít nhất hai chuỗi chỉ huy hoặc người quản lý. Bạn có thể coi người quản lý dự án là người quản lý tạm thời khi được chỉ định cho nhóm. Người quản lý chức năng nhất quán bất kể dự án mà người quản lý dự án đang hỗ trợ. Hình ảnh dưới đây minh họa những gì mà hãng hàng không Friendly Skies sẽ trông như thế nào nếu nó có cơ cấu tổ chức Ma trận. 

Quản lý một dự án trong một tổ chức Ma trận 

Hãy tưởng tượng rằng doanh nghiệp Friendly Skies Airlines được tổ chức theo cấu trúc Ma trận. Nhóm Sản phẩm xuất sắc của họ phát triển một bộ tiện nghi mới cho các chuyến bay đường dài. Họ yêu cầu Người quản lý dự án giúp thu thập các tài liệu tiếp thị trình bày dữ liệu nghiên cứu về cách sản phẩm này đáp ứng mong muốn của hành khách. Người quản lý dự án đang làm việc thay mặt cho nhóm Sản phẩm xuất sắc, nhưng họ có thể hợp tác với nhóm Tiếp thị để tạo ra những tài liệu này.   

Bạn có thể đọc thêm tại . 

Trong cả hai tổ chức Cổ điển và Ma trận, người quản lý dự án phải xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm để làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, trong hầu hết các tổ chức Ma trận, một số người quản lý dự án hoặc trưởng bộ phận có thể có cùng mức độ quyền hạn với người quản lý chức năng và hoạt động trực tiếp hơn. 

Khi đã biết cách xác định cấu trúc tổ chức Cổ điển và Ma trận, cách người quản lý dự án phù hợp với chúng và cách cấu trúc của tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án, bạn đã đang trên con đường trở thành một nhà quản trị dự án thành công! Chúc bạn chạm đến vạch đích nhé!

Bộ môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá cơ sở Hà Nội