Vai trò vô cùng quan trọng của Logistics đối với sự thành công của tổ chức đã được minh chứng qua thực tiễn tại các doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô, địa điểm nào trên toàn cầu. Một trong số các vị trí công việc trong ngành logistics đó là nghề thu mua. 

Do đặc điểm công việc, người thu mua hoạt động tương đối “thầm lặng” so với các vị trí khác trong tổ chức như marketing hay sale, vì thế vị trí này ít được bên ngoài doanh nghiệp hay các bạn trẻ biết đến. Bên trong doanh nghiệp, vị trí công việc thu mua/mua sắm được ví như “xương sống” trong hoạt vận hành chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Hoạt động của doanh nghiệp có thể bị “tê liệt” nếu hoạt động thu mua bị gián đoạn. Bộ phận thu mua (procurement) tại nhiều doanh nghiệp ngày càng được tổ chức quy mô cùng với sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nghề thu mua, mua sắm đang dần trở thành một nghề “Hot” trong thị trường lao động hiện nay.

Công việc của người làm nghề thu mua trong doanh nghiệp

Trách nhiệm chính của người làm thu mua là đảm bảo nguồn cung ứng đầy đủ và kịp thời các sản phẩm và dịch vụ cần thiết bao gồm máy móc, trang thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Người làm thu mua trong tổ chức sẽ thực hiện các công việc cụ thể như sau:

• Lập kế hoạch

Người làm thu mua tìm hiểu các thông tin, các xu hướng thị trường, hợp tác với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để lên kế hoạch mua hàng phù hợp nhất với thực tế tại doanh nghiệp.

• Tìm nguồn

Bộ phận thu mua sẽ tìm những nhà cung cấp phù hợp với kế hoạch mua hàng tại doanh nghiệp.

• Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán ký kết hợp đồng

Nhân viên phụ trách thu mua sẽ đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp theo tiêu chí nhất định để tìm ra nhà cung cấp đầu vào đảm bảo đầu chất lượng, giá cả hợp lý.

• Theo dõi thực hiện hợp đồng

Sau khi hợp đồng ký kết với nhà cung ứng, nhân viên thu mua sẽ theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng của đối tác để đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng theo các điều khoản đã thỏa thuận nhằm đảm bảo quyền lợi cho công ty một cách tốt nhất.

• Nhận hàng và lưu trữ hàng hóa

Mối quan tâm lớn nhất của người thu mua lúc này là hàng hóa thực nhận có đảm bảo đúng chất lượng, số lượng như yêu cầu của công ty hay không, thực hiện hoặc phối hợp với bộ phận kho hàng để lưu trữ bảo quản hàng hóa đáp ứng tốt nhất nhu cầu hoạt động tại doanh nghiệp.

• Thanh toán và đánh giá sau mua hàng

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp mà việc thực hiện thanh toán cho mua hàng có thể do chính nhân viên thu mua phụ trách hoặc bộ phận tài chính, kế toán của doanh nghiệp thực hiện. Việc đánh giá sau mua hàng là công việc cần thiết giúp cho nhân viên thu mua có cơ sở để nâng cao hiệu quả thu mua, lựa chọn nhà cung cấp cho các kế hoạch thu mua sắp đến tại doanh nghiệp.

Những yêu cầu cần có đối để trở thành người làm nghề thu mua, mua sắm thành công

• Kỹ năng giao tiếp

Công việc của người làm thu mua đòi hỏi sự phối hợp, tương tác thường xuyên với các bộ phận khác trong nội bộ doanh nghiệp và nhà cung cấp bên ngoài, do đó kỹ năng giao tiếp tốt giúp cho quá trình trao đổi, truyền đạt thông tin giữa nhân viên thu mua với các bên liên quan đảm bảo được hiểu quả và chính xác nhất.

• Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán rất quan trọng với người làm trong nghề thu mua vì nó giúp cho họ có thể đàm phán được giá cả và các điều khoản hợp đồng tốt nhất với nhà cung cấp. Người làm trong nghề thu mua khi có kỹ năng đàm phán tốt, họ có khả năng biết sử dụng điểm mạnh, thông tin về thị trường, sản phẩm để thuyết phục các nhà cung cấp nhằm đạt được thỏa thuận có lợi.

Sở hữu kỹ năng đàm phán tốt giúp người làm nghề thu mua giảm được áp lực đồng thời cũng là thể hiện vai trò của nghề thu mua với tổ chức đó chính là giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhờ vào việc mua đầu vào với mức giá tốt nhất.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình làm việc của mình, nhân viên thu mua sẽ có lúc không thể tránh khỏi những sự cố phát sinh như sản phẩm kém chất lượng, giao hàng trễ thời hạn, nguồn cung đứt đoạn dẫn đến quá trình cung cấp nguồn hàng bị gián đoạn và làm cho công tác sản xuất bị ngưng trệ.

Do đó, nhân viên thu mua sẽ cần dùng đến kỹ năng giải quyết vấn đề để kịp thời xử lý những tình huống phát sinh bất ngờ trong quá trình làm việc.

• Kỹ năng ngoại ngữ

Tùy vào loại hình sản xuất và dịch vụ của công ty mà đòi hỏi nhân viên thu mua phải nhập khẩu những nguồn nguyên vật liệu từ nước ngoài. Do đó, thông thạo ngoại ngữ là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu góp phần tạo nên hiệu quả công việc cho nhân viên thu mua.

• Kỹ năng tìm kiếm thông tin, am hiểu thị trường

Nhân viên/quản lý bộ phận thu mua là người chịu trách nhiệm chính cho các nguồn hàng hóa và nguyên vật liệu đầu vào cho các bộ phận để hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được diễn ra một cách thông suốt.

Một khi có sự am hiểu đủ rộng về thị trường và biến động giá cả cụ thể của các loại sản phẩm, nguyên vật liệu cần đặt mua cho công ty thì người phụ trách việc thu mua, mua sắm mới có sự nhạy bén để đưa ra các quyết định mua hàng chính xác từ các nhà phân phối.

Trên đây là những kỹ năng quan trọng để trở chuyên gia trong lĩnh vực thu mua. Hy vọng các bạn sinh viên cảm thấy hữu ích và có thể dần áp dụng chúng vào thực tế để nâng cao hiệu quả trong học tập, việc làm!

Giảng viên Trần Thị Kim Chi
Bộ môn Quản trị Kinh doanh
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá cơ sở Đà Nẵng