Ở FPT, khi nhắc đến các bộ phận đảm bảo kinh doanh, mọi người thường nghĩ ngay đến các bộ phận như nhân sự (HCD), hành chính (Admin), kế toán (AF), chất lượng (QA) hoặc bộ phận IT. Nhưng có lẽ ít ai hiểu và biết đến bộ phận đảm bảo chất lượng tiếng Nhật (JCA hay JQA theo cách gọi của FSoft Hà Nội).

Có lẽ do đặc thù công việc, nên bộ phận đảm bảo chất lượng tiếng Nhật hiện chỉ tồn tại ở FPT Software – Nơi mà thị trường chính của công ty là thị trường Nhật Bản (chỉ riêng tại FSoft Hồ Chí Minh, thị trường Nhật Bản chiếm đến 73% trong quý I/2008).

Điều đặc biệt khi làm việc với khách hàng Nhật Bản là họ yêu cầu chúng ta phải có khả năng giao tiếp bằng tiếng Nhật, ngay cả đối với tài liệu dự án. Nếu như trước đây, khi bắt đầu làm việc với khách hàng Nhật, giải pháp sử dụng biên, phiên dịch tiếng Nhật (ở FSoft gọi là Communicator hay gọi tắt là Comtor) như một giải pháp tối ưu khi lực lượng kỹ sư biết tiếng Nhật vẫn còn hạn chế, thì hiện tại, để nâng cao chất lượng giao tiếp trong dự án, ngoài việc chúng ta cần nâng cao chất lượng biên, phiên dịch của Comtor, khách hàng còn yêu cần chúng ta cần phải có một lực lượng kỹ sư cầu nối có thể giao tiếp trực tiếp với họ. Vấn đề này hiện đã trở thành vấn đề sống còn của FSoft nói chung và FSoft HCM nói riêng, nếu như chúng ta vẫn muốn khai thác nhiều hơn thị trường tiềm năng này.

Sau gần 2 năm “dò dẫm tìm đường”, tháng 1/2008, bộ phận đảm bảo chất lượng tiếng Nhật JCA của FSoft HCM chính thức thành lập, có tên trên sơ đồ tổ chức của FSoft HCM. Việc quyết định thành lập một bộ phận chuyên biệt để phụ trách về việc đảm bảo chất lượng tiếng Nhật cũng như đảm bảo và phát triển nguồn nhân lực tiếng Nhật của công ty đã cho thấy quyết tâm của ban giám đốc trong việc chinh phục thị trường Nhật Bản trong thời gian tới.

Nhìn lại để có được mô hình hoạt động của JCA như ngày nay thật không phải dễ dàng…

Thời kỳ sơ khai

Tháng 10/2005, tôi về nước và gia nhập ngay vào FSoft HCM từ tháng 11/2005. Người phỏng vấn tôi vòng 2 ngày ấy là anh Phạm Minh Tuấn. Tôi vẫn còn nhớ như in ngày ấy anh “kiểm tra” khả năng lãnh đạo của tôi bằng một câu hỏi đơn giản hơn sự tưởng tượng của tôi rất nhiều: “Em đã từng làm lớp trưởng, lớp phó thời đi học chưa? Và em có thích làm lớp trưởng, lớp phó không?” Rồi anh hỏi tôi thích làm công việc như thế nào. Sau khi anh liệt kê hàng loạt vị trí có yêu cầu về khả năng tiếng Nhật như Comtor, kinh doanh, đào tạo… Tôi đã chọn công việc liên quan đến mảng đào tạo.

Theo như lời hướng dẫn của anh Nguyễn Thành Lâm – người quản lý trực tiếp của tôi bấy giờ thì nhiệm vụ của tôi đại khái là sẽ xây dựng bộ phận JCT như mô hình của FSoft HN bấy giờ (bao gồm các công việc về xây dựng quy trình, metric, review (xét duyệt), tuyển dụng, đào tạo…). Bây giờ nghĩ lại, tôi mới thấy mình quá liều lĩnh khi nhận công việc này vì thực sự những khái niệm này đối với tôi quá mới. Đặc biệt là lúc bấy giờ tuy gọi là bộ phận nhưng thực chất chỉ có mình tôi, mọi thứ gần như bắt đầu từ con số 0 (chưa có bất kỳ một đường lối chỉ đạo nào về công việc, về tổ chức…). Anh LâmNT lại thường xuyên đi công tác, nên khoảng thời gian ấy, tôi thực sự phải tự tìm cách để tự xoay sở.

Trong thời gian đầu, tôi bắt tay vào tìm hiểu tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống JCT, JQA ở FSoft HN thông qua sự giúp đỡ của chị Suzuki Ayano (Trưởng bộ phận JQA HN). Sau đó tìm hiểu kỹ hơn về tổ chức, hoạt động của JCT hiện tại ở FSoft HCM thông qua sự giúp đỡ của các anh chị trưởng nhóm Comtor và của các chị QA. Với sự giúp đỡ của các anh chị, tôi đã có thể bước đầu xây dựng những hướng dẫn chỉ đạo về quy trình, metric cho công việc của bộ phận như tuyển dụng, đào tạo, xét duyệt… Nhờ vậy, mà khoảng 2 tháng sau khi chị Yuko Fujita gia nhập bộ phận JCT, tôi đã có thể hướng dẫn chị ấy về tổ chức JCT hiện tại, các quy trình, cách thức xem duyệt và phân chia công việc cụ thể để bộ phận có thể hoạt động hiểu quả chỉ trong vòng một thời gian ngắn.

Chiêu mộ nhân tài

Tuy rằng tổ chức JCT đã bước đầu hình thành, nhưng việc đưa các quy trình, khuôn mẫu vào sử dụng rộng rãi tại các nhóm là một việc không dễ dàng. Một trong những lý do chính là vì các nhóm thiếu nhân lực Comtor trầm trọng, không có thời gian và ngại áp dụng cái những cái mới. Ngoài ra, thời kỳ đầu JCT còn gặp phải hai khó khăn nan giải nữa:

Thứ nhất, vấn đề về nhân lực, bộ phận chúng tôi bấy giờ chỉ gồm hai người là tôi và chị Yuko. Tôi thì đảm đương chính việc quản lý chung về quy trình, thống kê metric để phân tích tình hình JCT, phỏng vấn tuyển dụng Comtor, tổ chức đào tạo cho Comtor mới… Chị Yuko thì một mình đảm đương công việc xem xét tất cả các tài liệu được gửi lên từ các nhóm và tổ chức các lớp đào tạo nâng cao cho Comtor về lỗi biên, phiên dịch.

Thứ hai, vấn đề về kinh nghiệm dự án và kiến thức công nghệ thông tin (IT), cả tôi và chị Yuko đều chưa có nhiều và đặc biệt là chưa từng có kinh nghiệm chinh chiến trong dự án. Những kiến thức chúng tôi có được đều là tự học thông qua việc đọc thêm các sách báo về IT hoặc tham gia các khóa đào tạo căn bản về IT do công ty tổ chức. Chính vì thế, chúng tôi chưa thực sự thuyết phục được các nhóm tin tưởng trong việc xem xét các tài liệu mang tính chuyên môn.

Đứng trước những khó khăn trên, tôi nhận thấy rằng, nếu muốn xây dựng một tổ chức JCT vững mạnh, chúng tôi cần phải bổ sung thêm nhân tài, những người có tâm huyết và yêu thích công việc đào tạo, đặc biệt là có kinh nghiệm để có thể giúp chúng tôi hóa giải được những điểm yếu hiện tại. Sau một thời gian tìm kiếm, thuyết phục, cuối cùng tôi đã chiêu mộ được hai “hiền tài” tham gia cùng chúng tôi để củng cố lại tổ chức đó là anh Hikiishi Hiroyuki và anh Trần Đức Hải Triều.

Anh Hikiishi, với kinh nghiệm hơn 10 năm làm giám đốc dự án, kiến thức IT phong phú và có khả năng tạo ra nhiều công cụ rất tốt và ấn tượng. Đặc biệt, trước đây anh là người thuộc công ty khách hàng, sau đó gia nhập vào FSoft HCM vì muốn sang Việt Nam sinh sống. Anh rất thích công việc đào tạo và xét duyệt. Có lẽ ít ai biết được rằng, anh là người đã có công không nhỏ trong việc đào tạo cho các Comtor kỳ cựu của FSoft HCM như chị Phạm Thị Diễm Loan, chị Nguyễn Thị Cẩm Lý… Và với kinh nghiệm làm đối tác của công ty, anh đã giúp JCT có cái nhìn rõ hơn về yêu cầu chất lượng của khách hàng Nhật Bản mà JCT cần phải cải thiện. Với sự tham gia của anh, JQA đã nhanh chóng lấy được sự tin tưởng của các nhóm trong việc xét duyệt tài liệu: Chất lượng rất tốt (đặc biệt là về mặt chuyên môn dự án), thời gian xét duyệt đã được cải thiện đáng kể. Thêm vào đó, anh đã viết được một số công cụ hỗ trợ việc xét duyệt và thống kê lỗi, giúp việc xét duyệt trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. 

Thứ hai là anh Trần Đức Hải Triều, với vốn tiếng Nhật rất tốt (4 năm học đại học Việt Nam và 3 năm du học tại Nhật Bản), anh đã tham gia vào các dự án của G3, từng công tác dài hạn tại Nhật Bản và trở thành nhóm trưởng Comtor chỉ sau một thời gian ngắn. Với niềm đam mê về tiếng Nhật, tâm huyết trong việc giảng dạy nên anh đã đồng ý gia nhập vào JCT để đảm trách về mảng đào tạo tiếng Nhật. Anh lại có khả năng truyền đạt và giảng dạy rất tốt. Nên chỉ sau khi anh gia nhập JCT, mảng đào tạo đã có nhiều bước tiến đáng kể cả về mặt số lượng lẫn chất lượng của các hoạt động đào tạo tiếng Nhật cho Comtor và cho cả các kỹ sư, góp phần đáng kể vào việc tăng cường số lượng kỹ sư cầu nối cho FSoft HCM.

Với sự hỗ trợ của hai anh, chỉ trong vòng một năm, JCT thực sự đã trở thành một bộ phận đảm bảo được sự tin tưởng và khen ngợi của các nhóm, đặc biệt là của ban giám đốc.

Thành lập bộ phận JCA

Tháng 1/2008, nhận thấy mô hình JQA của FSoft HN không phù hợp với tình hình thực tế và định hướng của FSoft HCM, anh Phạm Minh Tuấn (với vai trò là Trưởng phòng JCT bấy giờ) và tôi (với vai trò là Phó phòng) quyết định đổi tên JCT thành JCA (Japanese Communication Assurance). Trong đó, bộ phận JCA bao gồm hai bộ phận nhỏ:

1. JQA (Japanese Quality Assurance) do chị Yuko Fujita đảm nhiệm với vai trò đảm bảo chất lượng tiếng Nhật thông qua việc review tài liệu và huấn luyện cho Comtor có kinh nghiệm. (Anh Hikiishi, sau một năm hỗ trợ chúng tôi, đã được điều về bộ phận TMG để hỗ trợ công ty trong việc nâng cao năng suất của các hoạt động dự án và đảm bảo kinh doanh).

2. JCD (Japanese Communication Development) do anh Trần Đức Hải Triều đảm nhiệm với vai trò đảm bảo và phát triển nguồn nhân lực tiếng Nhật của công ty.

Với mô hình JCA hiện tại, chúng tôi tin rằng mình đã và đang đi đúng hướng trong việc tìm ra giải pháp cho tương lai góp phần giải quyết được nhu cầu nâng cao chất lượng giao tiếp bằng tiếng Nhật trong các dự án FSoft HCM nói riêng và FSoft nói chung. Chúng tôi biết rằng, đây chỉ là thành công bước đầu và con đường phía trước còn nhiều khó khăn mà chúng tôi cần phải vượt qua. Nhưng chúng tôi tin với lòng quyết tâm và sự đam mê, chúng tôi sẽ thành công.

TP.Hồ Chí Minh, ngày 13/7/2008

Nguyễn Thị Mai Anh – FSoft HCM

Trích “Sử ký FPT 20 năm”