Ngày 3/12/2007, theo sự chỉ dẫn của chị AnTTH, tôi lần đầu tiên đặt chân đến tòa nhà FPT Cầu Giấy, tầng 13, Ban Đảm bảo Chất lượng. Cảm giác ban đầu hơi choáng bởi cơ sở vật chất ở đây hoành tráng quá, hoành tráng hơn bất cứ nơi nào tôi đã từng làm việc. Đúng là FPT có khác.
Cuộc trao đổi với chị PhươngNK và chị NgọcNT đã đưa đến quyết định tôi sẽ đi làm bắt đầu từ 15/12/2007.
Một trong số những việc mà tôi được phân công là làm về dự án Đề xuất cải tiến (ĐXCT) hay còn gọi là dự án Kaizen – đây là một dự án mới, bắt đầu được triển khai từ tháng 10/2007 với mục đích ghi nhận lại những đề xuất làm tốt hơn công việc, giảm lãng phí, làm hài lòng khách hàng hơn; từ đó dần dần đưa văn hóa Kaizen trở thành nét văn hóa của FPTers.
Về tác dụng của dự án thì ngay từ tư tưởng của nó đã tự toát lên rồi, tôi cũng không muốn đi sâu vào thêm nữa nhưng đã là công việc, ai rồi cũng sẽ gặp những thuận lợi, khó khăn khác nhau và bản thân tôi cũng không phải là một ngoại lệ. Tôi xin được chia sẻ một chút cảm xúc của mình ở đây.
Đầu năm 2008 tôi tham gia vào chương trình “Nhận lộc đầu năm, may mắn cả năm” của dự án Kaizen. Vui lắm vì cái cảm giác được đi lì xì, mang lại niềm vui cho mọi người. Đây thực chất cũng chính là dịp để PR cho dự án, đưa dự án đến gần FPTers hơn. Tôi cũng tranh thủ trao đổi, trò chuyện, tìm hiểu lý do tại sao mọi người chưa quan tâm đến Kaizen. Từ đó có kế hoạch phát triển dự án cho hợp lý hơn. Vì chương trình này mà nhóm Kaizen của tôi được khen thưởng của trưởng bộ phận.
Hết quý I cũng là thời điểm kết thúc giai đoạn 1 của dự án, cũng là lúc mà cơn bão giá ập đến. Cắt, cắt và cắt.
Sau vài lần như vậy, kinh phí dành cho dự án chả còn nhiều nữa. Tất cả đều bị thu hẹp lại, kế hoạch lập ra lại phải sửa, nhiều ý tưởng được đưa ra nhưng bị “xê” hết rồi. Thôi thì có được cái gì là hay cái ấy thôi.
Bạn biết không? Một trong số những việc tôi phải làm là hàng tháng nhận danh sách Kaizen từ đơn vị gửi lên, sau đó đánh giá và làm giải ngân cho đơn vị đấy. Công việc tưởng chừng như đơn giản mà nhiều lúc cũng thấy khó khăn, trăn trở nhiều lắm.
Đầu tiên tôi nhận thấy thực trạng: Các đơn vị thành viên gửi danh sách Kaizen cho FQA vào những thời gian khác nhau khiến công việc của tôi bị rời rạc, không tập trung để làm giải ngân ngay cho họ được. Điều này gây cảm giác không thoải mái cho một số đơn vị gửi sớm.
Tôi đã trao đổi với sếp và được sếp ủng hộ bằng cách đưa tiêu chí tính đúng hạn gửi danh sách Kaizen vào bảng xếp hạng QA các đơn vị hàng tháng. Quy định được đưa ra, thế là hàng tháng cứ đến ngày mùng 5 là QA các đơn vị sẽ tự động gửi, còn nếu trễ hạn chắc chắn sẽ bị trừ điểm. Tính đến nay đã là 3 tháng và việc thực hiện ĐXCT này đã làm cho công việc của tôi được thoải mái hơn, hiệu quả hơn. Tôi đã tự ghi nhận 01 Kaizen được thực hiện cho bản thân mình.
Thứ hai là đến công tác đánh giá. Thông thường mỗi tháng tôi nhận được khoảng gần 200 ĐXCT từ các đơn vị, sau đó căn cứ vào định nghĩa của ĐXCT và những hiểu biết về hệ thống quản trị FPT để xem xét đó có phải là ĐXCT hợp lệ hay không để phản hồi với đơn vị sớm nhất có thể. Một nhân viên mới như tôi có hiểu biết về hệ thống còn yếu lắm, nhưng cũng thật may mắn bởi tôi được làm việc trong môi trường FQA, một môi trường cởi mở, thân thiện, các thành viên luôn đoàn kết và sẵn sàng giúp đỡ nhau cùng tiến bộ. Đối với những trường hợp đơn giản, tự tôi có thể đưa ra được hướng giải quyết nhưng đối với trường hợp khó khăn hơn tôi thường phải chạy qua chỗ mọi người để nhờ tư vấn, giải đáp các thắc mắc. Khi không đồng nhất quan điểm tôi cũng tranh cãi ác lắm, thế rồi đau đầu ngẫm nghĩ để đưa ra cách xử lý cho hiệu quả. Mỗi lần như vậy tôi lại thu được những kinh nghiệm, những lời dạy bảo quý báu.
Một ĐXCT có thể làm mất nửa giờ đồng hồ để trao đổi với chị NgọcNT, chị PhươngNK hay thậm chí, mất đến một giờ để trao đổi với chú VinhD. Đấy mới chỉ là trong nội bộ FQA thôi, dù sao ở đây mọi người cũng cùng làm việc và đã phần nào hiểu nhau rồi, còn khó hơn là việc phải đối mặt, trao đổi với QA đơn vị để thống nhất chốt danh sách Kaizen (liên quan đến quyền lợi của người có đề xuất mà). Đúng như mọi người thường nói: làm nghề QA như làm dâu trăm họ vậy.
Rồi đến kỳ sơ kết, QA các đơn vị bạn gửi ụp cho tôi “một đống” những bằng chứng thực hiện ĐXCT. Tôi như ngập lụt trong đó. Hạn sếp yêu cầu tôi ngày mùng 10 phải có báo cáo mà sớm nhất ngày mùng 5 mới nhận được từ QA đơn vị. Lại quay cuồng. Phải chăng tại tôi chưa làm tốt công tác PR, chưa fix được số liệu hàng tháng với đơn vị? Chính vì thế mà tôi hầu như không thỏa mãn với cách thức thu thập bằng chứng thực hiện của các đơn vị và chỉ thực sự thấy hài lòng với cách thu thập của em AnhNTL mà thôi (Tất cả bằng chứng của 13 ĐXCT được thực hiện tại FTEL mình không phải từ bỏ cái nào cả). Tôi ước ao đơn vị nào cũng được như thế và biện pháp trước mắt tôi đưa ra là post một bài lên Public\Kaizen để chia sẻ với QA các đơn vị về cách làm của FTEL.
Đó chỉ là một vài cảm nghĩ nhỏ trong một phần công việc mà tôi muốn chia sẻ với mọi người. Chắc chắn kỳ II tới đây, tôi sẽ rút được nhiều kinh nghiệm và vận dụng tốt hơn, phát huy những điểm đã làm được và tránh những khó khăn tương tự đã xảy ra trong kỳ I vừa qua. Nhất định công việc sắp tới của tôi sẽ tốt hơn.
Rất mong các bạn tham gia đóng góp, gửi thật nhiều các ý tưởng của các bạn cho dự án. Bạn đừng ngại khi cho rằng ý tưởng của bạn là nhỏ bé, chính bởi nhiều cái nhỏ bé như thế gộp lại sẽ trở thành những cải tiến lớn, mang lại rất nhiều lợi ích cho tập đoàn nói chung và tạo thuận lợi cho công việc của bạn nói riêng đấy. Hãy cùng dự án ĐXCT góp phần chèo chống FPT vượt qua được cơn bão giá này và trong tương lai còn vươn xa, vươn cao hơn nữa.
