PMO là gì? 

Văn phòng quản lý d�?án, hoặc PMO, là một nhóm trong một t�?chức xác định, thiết lập và giúp duy trì các quy trình và tiêu chuẩn quản lý d�?án trong toàn t�?chức đó. Nó thường hoạt động như một trung tâm điều phối cho tất c�?các d�?án của t�?chức, giúp chúng chạy trơn tru và hiệu qu�?hơn. 

Người quản lý d�?án của một t�?chức có th�?hoạt động trong chính PMO hoặc trong các phòng ban khác. Ví d�? tại Google, có những người quản lý d�?án làm việc trong PMO tập trung vào hoạt động xuất sắc, nhưng cũng có rất nhiều người quản lý chương trình và d�?án �?các b�?phận khác trong toàn t�?chức. 

Các chức năng của một PMO là gì? 

PMO cung cấp hướng dẫn và h�?tr�?cho các nhà quản lý d�?án của t�?chức của h�? H�?chia s�?các phương pháp hay nhất, trạng thái d�?án và định hướng cho tất c�?các d�?án của t�?chức trong khi thường t�?mình đảm nhận các d�?án chiến lược. Các chức năng chính của PMO bao gồm: 

• Lập k�?hoạch và quản tr�?chiến lược 

Đây là chức năng quan trọng nhất của một PMO. Điều này liên quan đến việc xác định tiêu chí d�?án, lựa chọn d�?án theo mục tiêu kinh doanh của t�?chức, sau đó cung cấp trường hợp kinh doanh cho các d�?án đó cho ban quản lý.�?/span> 

• Thực hành tốt nhất 

PMO giúp triển khai các phương pháp và quy trình tốt nhất trong t�?chức của h�? H�?cũng chia s�?những bài học rút ra t�?những d�?án thành công trước đó. H�?giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các d�?án của t�?chức bằng cách cung cấp hướng dẫn v�?quy trình, công c�?và s�?liệu. 

• Văn hóa d�?án chung�?/span> 

PMO giúp thiết lập các thực hành văn hóa d�?án chung bằng cách đào tạo nhân viên v�?các phương pháp tối ưu và thực tiễn tốt nhất. Điều này giúp gi�?cho các hoạt động quản lý d�?án nhất quán và hiệu qu�?trên toàn b�?t�?chức.�?/span> 

• Quản lý nguồn tài nguyên 

PMO thường chịu trách nhiệm quản lý và phân b�?nguồn lực—chẳng hạn như con người và thiết bị—cho các d�?án trong toàn t�?chức dựa trên ngân sách, mức đ�?ưu tiên, lịch biểu, v.v. Chúng cũng giúp xác định vai trò và trách nhiệm cần thiết đối với bất k�?d�?án c�?th�?nào. PMO cung cấp đào tạo, tư vấn và huấn luyện cho tất c�?nhân viên, đặc biệt là các nhà quản lý d�?án.�?/span> 

• Tạo tài liệu d�?án, tài liệu lưu tr�?và công c�?/span> 

PMO đầu tư và cung cấp các mẫu, công c�?và phần mềm đ�?giúp quản lý d�?án. H�?cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì lịch s�?d�?án của t�?chức của h�? Khi một d�?án kết thúc, h�?lưu tr�?tất c�?các tài liệu được tạo trong d�?án đ�?tham khảo trong tương lai và rút ra các bài học kinh nghiệm. 

Tóm lại, các mục đích chính của PMO baogồm: lập k�?hoạch chiến lược và quản tr�? thực hiện các phương pháp hay nhất v�?quản lý d�?án, thiết lập văn hóa d�?án chung, quản lý tài nguyên và tạo tài liệu, lưu tr�?và công c�?d�?án. PMO h�?tr�?các t�?chức của h�?trong việc quản lý s�?lượng lớn các d�?án và giúp gi�?cho tất c�?nhân viên làm việc theo cùng một hướng hướng tới các mục tiêu của t�?chức.�?/span> 

B�?môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT M?ng c�� c??c b��ng ?�� cơ s�?Hà Nội

The post PMO là gì? Vai trò của PMO trong quản lý d�?án appeared first on Cao Đẳng FPT M?ng c�� c??c b��ng ?�� xét tuyển.

Thành công của d�?án ph�?thuộc vào việc áp dụng và chấp nhận d�?án của bạn. Cho dù điều đó đòi hỏi phải khởi chạy một công c�?bên ngoài mới hay một quy trình s�?thay đổi hoạt động tại một cơ s�?sản xuất. Trong c�?hai trường hợp, tác động lớn nhất của thay đổi s�?là đối với những người s�?dụng và tương tác với sản phẩm hoặc quy trình đang thay đổi.�?/span> 

Ví d�? nếu giao diện người dùng trang web của bạn thay đổi, tác động chính của thay đổi đó ảnh hưởng đến người dùng. Người dùng phải tìm hiểu cách trang web đã được t�?chức lại và thích ứng với cách mới đ�?điều hướng trang web.

Nếu một phần của bản cập nhật giao diện trang web bao gồm biểu tượng thương hiệu mới, thì tác động chính của thay đổi đó s�?ảnh hưởng đến nhân viên của t�?chức bạn. H�?phải được biết v�?logo mới và phải thực hiện các biện pháp đ�?đảm bảo rằng tất c�?các thông tin liên lạc của công ty đều có logo mới ch�?không phải logo cũ. 

Bạn có th�?giúp đảm bảo thành công cho d�?án của mình bằng cách chấp nhận các thay đổi khi chúng đến và bằng cách thuyết phục đối tượng rộng hơn, cho dù đó là người dùng cuối hay các thành viên của t�?chức, cũng chấp nhận các thay đổi. Khi bạn triển khai một cách tiếp cận đ�?thay đổi, bạn có th�?giải quyết các vấn đ�?có th�?xảy ra trong các giai đoạn sau của d�?án. 

Tích hợp quản lý d�?án và quản lý thay đổi 

Quản lý thay đổi là một công việc chính và là một d�?án trong chính nó. Khi nói đến quản lý thay đổi, không phải lúc nào bạn cũng có th�?chịu trách nhiệm lãnh đạo và lập k�?hoạch cho toàn b�?quy trình t�?đầu đến cuối.

S�?có lúc người quản lý của bạn chịu trách nhiệm đảm nhận quá trình chuyển đổi đó và thực hiện thành công các thay đổi. Tuy nhiên, ch�?vì bạn không phải là người trực tiếp dẫn dắt s�?thay đổi, nên vẫn có những cách mà bạn có th�?h�?tr�?và tham gia vào việc áp dụng thành công d�?án của mình.�?/span> 

Là người quản lý d�?án, bạn có th�?nghĩ quản lý thay đổi là cần thiết đ�?d�?án của bạn đạt được kết qu�?thành công. C�?quản lý thay đổi và quản lý d�?án đều nhằm mục đích tăng kh�?năng thành công của d�?án. Hai quá trình này cũng kết hợp các công c�?và quy trình đ�?thực hiện mục tiêu đó. Cách hiệu qu�?nhất đ�?đạt được mục tiêu d�?án là tích hợp quản lý d�?án và quản lý thay đổi.

Khi bạn đang nghĩ v�?quản lý thay đổi vì nó liên quan đến d�?án của bạn, hãy bắt đầu bằng cách t�?hỏi mình những câu hỏi sau: 

• T�?chức s�?phản ứng th�?nào với s�?thay đổi?
• Những người có ảnh hưởng nào có th�?ảnh hưởng đến s�?thay đổi?
• Các phương tiện giao tiếp tốt nhất là gì?
• Thực hành quản lý thay đổi nào s�?dẫn đến việc thực hiện thành công d�?án của tôi?

Câu tr�?lời cho những câu hỏi này s�?giúp bạn chuẩn b�?cho nhiều tình huống có th�?xảy ra và cho phép bạn tạo ra các giải pháp đ�?h�?tr�?hiệu qu�?việc áp dụng d�?án của bạn.�?/span> 

Hãy xem xét một s�?phương pháp hay nhất đ�?tiếp cận quản lý thay đổi trong các d�?án của bạn: 

• Được ch�?động

Lập k�?hoạch quản lý thay đổi ch�?động và toàn diện có th�?giúp mọi bên liên quan có kh�?năng b�?ảnh hưởng nhận thức được những thay đổi sắp tới. 

• Kết hợp quản lý thay đổi vào các bước quản lý d�?án của bạn. Ví d�? bạn có th�?sắp xếp thời gian trong các cuộc họp nhóm hoặc tạo tài liệu phản hồi đ�?đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng có một nơi đ�?nêu lên các đ�?xuất và mối quan tâm của h�?�?/span> 
• Bạn cũng có th�?lập k�?hoạch cho các bước khi kết thúc d�?án của mình đ�?giới thiệu sản phẩm có th�?phân phối cho các bên liên quan dưới dạng trình diễn, diễn đàn câu hỏi và câu tr�?lời hoặc video tiếp th�?
  Bạn có th�?đưa tất c�?các quyết định này vào k�?hoạch của mình đ�?mọi thay đổi tiềm ẩn ít có kh�?năng ảnh hưởng đến dòng thời gian của bạn. Nếu các bước này chưa được tích hợp vào k�?hoạch của bạn, bạn có th�?leo thang và nhấn mạnh tầm quan trọng của k�?hoạch quản lý thay đổi đối với các bên liên quan của bạn.�?/span> 

• Trao đổi v�?những thay đổi sắp tới: Bằng cách này, bạn nên cung cấp cho mọi người thông tin h�?cần đ�?h�?cảm thấy sẵn sàng thích nghi với những thay đổi sau khi d�?án sẵn sàng khởi chạy.�?/span> 
• Thay đổi có trật t�? Tuân th�?quy trình quản lý thay đổi rõ ràng giúp duy trì tính nhất quán mỗi khi có thay đổi. Quy trình quản lý thay đổi nên được thiết lập và ghi lại ngay t�?đầu trong d�?án của bạn đ�?hướng dẫn cách d�?án s�?x�?lý thay đổi.
  T�?chức của bạn cũng có th�?có một k�?hoạch quản lý thay đổi tổng th�?có th�?áp dụng cho d�?án của bạn. Điều này có th�?bao gồm thời điểm thúc đẩy thay đổi, thời điểm đào tạo, thời điểm khởi chạy hoặc phát hành và các bước tương ứng cho từng giai đoạn của quy trình.�?/span>

• Chấp nhận s�?thay đổi: Thay đổi là không th�?tránh khỏi, nhưng chúng ta thường chống lại chúng. Bằng cách đồng cảm với những thách thức và s�?lo lắng mà s�?thay đổi có th�?mang lại, bạn có th�?h�?tr�?quá trình này theo những cách tinh t�?�?/span>
• S�?dụng công c�? Kết hợp các công c�?đ�?h�?tr�?việc áp dụng thay đổi có th�?rất hữu ích. Dưới đây là một vài ví d�?bạn có th�?s�?dụng cho d�?án tiếp theo của mình: 
• Theo dõi và báo cáo d�?án: Bạn có th�?thực hiện những công việc như khảo sát, có th�?thu thập thông tin đầu vào t�?các bên liên quan. 
• D�?đoán: Hãy theo dõi quá trình phát triển của d�?án trước đó đ�?hình dung tiềm năng trong tương lai
• Thiết lập văn hóa t�?chức: Khi d�?án thay đổi, bạn cũng cần xem lại và thay đổi văn hóa t�?chức sao cho phù hợp với phong cách làm việc sắp tới

Là người quản lý d�?án, bạn cần phải chịu trách nhiệm thực hiện thành công các d�?án. Khi trau dồi b�?k�?năng bạn có được trong suốt chương trình này, bạn s�?thấy rằng quản lý thay đổi là điều cần thiết cho s�?thành công của các d�?án của bạn. 

B�?môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT M?ng c�� c??c b��ng ?�� cơ s�?Hà Nội

The post Thay đổi d�?án, quản lý phải làm sao? appeared first on Cao Đẳng FPT M?ng c�� c??c b��ng ?�� xét tuyển.