Người quản lý dự án phục vụ các chức năng chính trong cả tổ chức Cổ điển và Ma trận. Trong hai loại cấu trúc này, đôi khi có một nhóm dành riêng cho việc quản lý chương trình với tổ chức: Văn phòng Quản lý dự án (PMO). 

PMO là gì? 

Văn phòng quản lý dự án, hoặc PMO, là một nhóm trong một tổ chức xác định, thiết lập và giúp duy trì các quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án trong toàn tổ chức đó. Nó thường hoạt động như một trung tâm điều phối cho tất cả các dự án của tổ chức, giúp chúng chạy trơn tru và hiệu quả hơn. 

Người quản lý dự án của một tổ chức có thể hoạt động trong chính PMO hoặc trong các phòng ban khác. Ví dụ, tại Google, có những người quản lý dự án làm việc trong PMO tập trung vào hoạt động xuất sắc, nhưng cũng có rất nhiều người quản lý chương trình và dự án ở các bộ phận khác trong toàn tổ chức. 

Các chức năng của một PMO là gì? 

PMO cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhà quản lý dự án của tổ chức của họ. Họ chia sẻ các phương pháp hay nhất, trạng thái dự án và định hướng cho tất cả các dự án của tổ chức trong khi thường tự mình đảm nhận các dự án chiến lược. Các chức năng chính của PMO bao gồm: 

• Lập kế hoạch và quản trị chiến lược 

Đây là chức năng quan trọng nhất của một PMO. Điều này liên quan đến việc xác định tiêu chí dự án, lựa chọn dự án theo mục tiêu kinh doanh của tổ chức, sau đó cung cấp trường hợp kinh doanh cho các dự án đó cho ban quản lý.  

• Thực hành tốt nhất 

PMO giúp triển khai các phương pháp và quy trình tốt nhất trong tổ chức của họ. Họ cũng chia sẻ những bài học rút ra từ những dự án thành công trước đó. Họ giúp đảm bảo tính nhất quán giữa các dự án của tổ chức bằng cách cung cấp hướng dẫn về quy trình, công cụ và số liệu. 

• Văn hóa dự án chung  

PMO giúp thiết lập các thực hành văn hóa dự án chung bằng cách đào tạo nhân viên về các phương pháp tối ưu và thực tiễn tốt nhất. Điều này giúp giữ cho các hoạt động quản lý dự án nhất quán và hiệu quả trên toàn bộ tổ chức.  

• Quản lý nguồn tài nguyên 

PMO thường chịu trách nhiệm quản lý và phân bổ nguồn lực—chẳng hạn như con người và thiết bị—cho các dự án trong toàn tổ chức dựa trên ngân sách, mức độ ưu tiên, lịch biểu, v.v. Chúng cũng giúp xác định vai trò và trách nhiệm cần thiết đối với bất kỳ dự án cụ thể nào. PMO cung cấp đào tạo, tư vấn và huấn luyện cho tất cả nhân viên, đặc biệt là các nhà quản lý dự án.  

• Tạo tài liệu dự án, tài liệu lưu trữ và công cụ 

PMO đầu tư và cung cấp các mẫu, công cụ và phần mềm để giúp quản lý dự án. Họ cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì lịch sử dự án của tổ chức của họ. Khi một dự án kết thúc, họ lưu trữ tất cả các tài liệu được tạo trong dự án để tham khảo trong tương lai và rút ra các bài học kinh nghiệm. 

 

Tóm lại, các mục đích chính của PMO baogồm: lập kế hoạch chiến lược và quản trị, thực hiện các phương pháp hay nhất về quản lý dự án, thiết lập văn hóa dự án chung, quản lý tài nguyên và tạo tài liệu, lưu trữ và công cụ dự án. PMO hỗ trợ các tổ chức của họ trong việc quản lý số lượng lớn các dự án và giúp giữ cho tất cả nhân viên làm việc theo cùng một hướng hướng tới các mục tiêu của tổ chức.  

Bộ môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá cơ sở Hà Nội