Lean, Six Sigma và Lean Six Sigma đều là những phương pháp quản lý dự án phổ biến. Tuy nhiên, ba phương pháp này được sử dụng như thế nào, trong trường hợp nào?

Lean 

Lean thường được gọi là phương pháp sản xuất tinh gọn vì nó bắt nguồn từ thế giới sản xuất. Nguyên tắc chính trong phương pháp Lean là loại bỏ lãng phí trong một hoạt động. Bằng cách tối ưu hóa các bước của quy trình và loại bỏ lãng phí, chỉ có giá trị gia tăng ở mỗi giai đoạn sản xuất.

Ngày nay, phương pháp Sản xuất tinh gọn nhận ra tám loại lãng phí trong một hoạt động: lỗi, xử lý thừa, sản xuất thừa, chờ đợi, hàng tồn kho, vận chuyển, chuyển động và tài năng không được sử dụng. Trong ngành sản xuất, các loại chất thải này thường được quy cho các vấn đề như:  

• Thiếu tài liệu phù hợp 
• Thiếu quy trình chuẩn 
• Không tìm hiểu nhu cầu của khách hàng
• Thiếu giao tiếp hiệu quả 
• Thiếu kiểm soát quy trình 
• Thiết kế quy trình không hiệu quả 
• Thất bại trong quản lý 

Chính những vấn đề này tạo ra sự lãng phí trong quản lý dự án.  

Triển khai quản lý dự án Lean khi bạn muốn sử dụng các nguồn lực hạn chế, giảm lãng phí và hợp lý hóa các quy trình để đạt được lợi ích tối đa.  

Bạn có thể đạt được điều này bằng cách sử dụng các trụ cột của công cụ chất lượng Lean 5S. Thuật ngữ 5S đề cập đến năm trụ cột cần thiết để quản lý tốt: sắp xếp, sắp xếp theo thứ tự, sáng bóng, tiêu chuẩn hóa và duy trì. Thực hiện phương pháp 5S có nghĩa là dọn dẹp và sắp xếp nơi làm việc để đạt được lượng thời gian và vật liệu lãng phí nhỏ nhất. Phương pháp 5S bao gồm năm bước sau:  

• Sắp xếp (Sort): Loại bỏ tất cả các mặt hàng không cần thiết cho hoạt động sản xuất hiện tại và chỉ để lại những mặt hàng thiết yếu.
• Sắp xếp ngăn nắp (Set in order): Sắp xếp các vật dụng cần thiết sao cho dễ sử dụng. Dán nhãn các đồ vật để mọi người có thể tìm thấy chúng hoặc cất chúng đi.
• Tỏa sáng (Shine): Giữ mọi thứ ở đúng nơi. Làm sạch không gian làm việc của bạn mỗi ngày.
• Chuẩn hóa (Standardize): Thực hiện quy trình theo cùng một cách mọi lúc.
• Duy trì (Sustain): Tạo thói quen duy trì đúng quy trình và thấm nhuần kỷ luật này trong nhóm của bạn.

Khái niệm cuối cùng về Lean sử dụng hệ thống lập lịch trình Kanban để quản lý sản xuất. Hệ thống lập lịch trình Kanban, hay bảng Kanban, là một công cụ trực quan cho phép bạn tối ưu hóa luồng công việc của nhóm. Nó cung cấp cho nhóm một màn hình trực quan để xác định những gì cần phải được thực hiện và khi nào. Bảng Kanban sử dụng các thẻ được di chuyển từ trái sang phải để hiển thị tiến trình và giúp nhóm của bạn điều phối công việc.  

Bảng Kanban và 5S là những phương pháp cốt lõi của phương pháp Lean. Họ có thể giúp bạn quản lý thành công dự án của mình. Bây giờ chúng ta hãy phân tích phương pháp Six Sigma và tìm hiểu khi nào là thời điểm tốt nhất để sử dụng nó.  

Six Sigma 

Đây là một phương pháp được sử dụng để giảm các biến thể bằng cách đảm bảo rằng các quy trình chất lượng luôn được tuân thủ. Thuật ngữ “Six Sigma” bắt nguồn từ số liệu thống kê và thường có nghĩa là các hạng mục hoặc quy trình phải có chất lượng 99,9996%.

Bảy nguyên tắc chính của Six Sigma là: 

• Luôn tập trung vào khách hàng.
• Xác định và hiểu làm thế nào công việc được thực hiện. Hiểu làm thế nào công việc thực sự xảy ra. 
• Làm cho quy trình của bạn trôi chảy. 
• Giảm lãng phí và tập trung vào giá trị. 
• Ngăn chặn lỗi bằng cách loại bỏ biến thể. 
• Tham gia và cộng tác với nhóm của bạn. 
• Tiếp cận hoạt động cải tiến một cách có hệ thống. 

Sử dụng phương pháp này để tìm các khía cạnh của sản phẩm hoặc quy trình có thể đo lường được như thời gian, chi phí hoặc số lượng. Sau đó kiểm tra mặt hàng có thể đo lường đó và loại bỏ bất kỳ sản phẩm nào không đáp ứng tiêu chuẩn Six Sigma. Bất kỳ quy trình nào tạo ra các sản phẩm không được chấp nhận đều phải được cải thiện.   

Có thể thấy, Lean và Six Sigma thường được kết hợp để cải thiện hiệu suất dự án của bạn! 

Lean Six Sigma   

Sau khi cả Lean và Six Sigma được đưa vào thực tế, người ta phát hiện ra rằng hai phương pháp này có thể được kết hợp để tăng lợi ích. Các công cụ được sử dụng trong Lean, chẳng hạn như bảng Kanban và 5S, xây dựng chất lượng trong các quy trình ngay từ đầu. Các sản phẩm được phát triển bằng phương pháp Lean sau đó được kiểm tra hoặc thử nghiệm bằng các tiêu chuẩn Six Sigma. Các sản phẩm không đáp ứng các tiêu chuẩn này đều bị loại bỏ.  

Sự khác biệt lớn nhất giữa các phương pháp này là Lean hợp lý hóa các quy trình trong khi Six Sigma giảm sự khác biệt trong sản phẩm bằng cách xây dựng chất lượng ngay từ đầu và kiểm tra sản phẩm để đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Bạn có thể thấy rằng một trong hai phương pháp này hoặc sử dụng cả hai phương pháp này cùng nhau có thể nâng cao hiệu quả cho các dự án của bạn.  

Chúc các bạn sẽ trở thành những nhà quản lý dự án thông minh với ba phương pháp này!

Bộ môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá cơ sở Hà Nội