Tiếp tục với phần 1, hãy cùng tìm hiểu thêm những phương pháp quản lý dự án có thể phù hợp với bạn và nhóm dự án của bạn nhé!
- Phương pháp khung dự án thích ứng (APF)
Phương pháp khung dự án thích ứng (APF), còn được gọi là quản lý dự án thích ứng (APM), là một loại phương pháp quản lý dự án linh hoạt được thiết kế với suy nghĩ không thể tránh khỏi sự thay đổi.
Khung dự án thích ứng biết rằng, như John Steinbeck có thể nói, ngay cả những dự án được bố trí tốt nhất của những con chuột và con người cũng thường thất bại. Vì vậy, thuộc tính cơ bản của APF là các nhóm cần có khả năng thích ứng với sự thay đổi.
Điều đó có nghĩa là bằng cách sử dụng các phương pháp khung dự án thích ứng, các nhóm phải cố gắng lường trước những rủi ro và chuẩn bị cho những điều bất ngờ trong dự án của họ. Họ cần hiểu rằng các bộ phận chính luôn thay đổi liên tục và có thể liên tục đánh giá lại các kết quả cũng như quyết định có tính đến các bộ phận chuyển động này.
Điều này đòi hỏi nhiều giao tiếp với tất cả các bên liên quan và — giống như các phương pháp quản lý dự án linh hoạt khác — có thể làm việc cộng tác.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn biết các mục tiêu cuối cùng của mình (theo thuật ngữ quản lý dự án, bạn đã vạch ra các Điều kiện về sự hài lòng của mình; hoặc bạn rõ ràng về điều bạn muốn).
Phương pháp quản lý dự án này không dành cho bạn nếu:
- Bạn cần có khả năng dự đoán.
- Bạn không có đủ nguồn lực để xử lý những mặt tiêu cực tiềm ẩn của khả năng thích ứng (ví dụ: leo thang phạm vi, làm lại, lạm dụng thời gian).
- Phương pháp Lean
Lean là một phương pháp quản lý dự án khác có nguồn gốc từ sản xuất (và cụ thể là Hệ thống Sản xuất Toyota). Đó là tất cả về việc áp dụng các nguyên tắc tinh gọn vào các phương pháp quản lý dự án của bạn để tối đa hóa giá trị và giảm thiểu lãng phí.
Mặc dù điều này ban đầu đề cập đến việc giảm lãng phí vật lý trong quy trình sản xuất, nhưng giờ đây nó đề cập đến các hoạt động lãng phí khác trong quy trình quản lý dự án. Chúng được gọi là 3M: muda, mura và muri.
- Muda (lãng phí) tiêu tốn tài nguyên mà không tăng thêm giá trị cho khách hàng.
- Mura (sự không đồng đều) xảy ra khi bạn sản xuất thừa ở một khu vực làm ảnh hưởng đến tất cả các khu vực khác của bạn, khiến bạn có quá nhiều hàng tồn kho (lãng phí!) hoặc các quy trình không hiệu quả (cũng lãng phí!).
- Muri (quá tải) xảy ra khi có quá nhiều căng thẳng đối với các nguồn lực như thiết bị và con người, điều này thường có thể dẫn đến hỏng hóc — ở cả máy móc và con người.
Sử dụng các nguyên tắc chính của tinh gọn, người quản lý dự án có thể giảm các loại lãng phí này để tạo ra quy trình công việc hiệu quả hơn.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang tìm kiếm một bộ nguyên tắc giúp bạn cắt giảm chất béo và tối ưu hóa dòng chảy của mình.
- Bạn luôn cố gắng cải thiện và gia tăng giá trị cho khách hàng.
- Cuối cùng bạn muốn giảm chi phí.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không thể để xảy ra các vấn đề về nguồn cung ứng (ví dụ: bạn không có đủ hàng trong kho) hoặc bỏ qua sai sót (ví dụ: trong trường hợp thiết bị thiết yếu bị hỏng).
- Bạn không có ngân sách để đầu tư vào nó (trong khi quản lý dự án tinh gọn nhằm mục đích giảm chi phí tổng thể, nó có thể tốn kém để thực hiện).
- Bạn hay lãng phí.
- Phương pháp đường tới hạn – Critical path
Phương pháp đường dẫn quan trọng (còn được gọi là phân tích đường dẫn quan trọng) là một cách xác định và lên lịch cho tất cả các nhiệm vụ quan trọng bao gồm dự án của bạn, cũng như các phần phụ thuộc của chúng.
Điều đó có nghĩa là bạn cần phải:
- Xác định tất cả các nhiệm vụ thiết yếu bạn cần làm để đạt được mục tiêu dự án của mình
- Ước tính mỗi nhiệm vụ đó sẽ mất bao nhiêu thời gian (lưu ý rằng một số nhiệm vụ nhất định sẽ cần được hoàn thành trước khi những nhiệm vụ khác có thể được bắt đầu)
- Sử dụng tất cả thông tin đó để lập lịch trình cho “đường dẫn quan trọng” mà bạn sẽ cần thực hiện để hoàn thành dự án nhanh nhất có thể mà không bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào.
- Chuỗi nhiệm vụ quan trọng dài nhất trở thành lộ trình quan trọng của bạn và sẽ xác định khung thời gian cho dự án của bạn.
- Trên đường đi, bạn sẽ có các cột mốc cần đáp ứng sẽ báo hiệu khi một nhóm nhiệm vụ (hoặc giai đoạn) kết thúc và bạn có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Có rất nhiều cách để trực quan hóa đường dẫn quan trọng, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của dự án của bạn, từ biểu đồ luồng đến biểu đồ Gantt .
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Dự án của bạn có quy mô lớn và phức tạp.
- Dự án của bạn có rất nhiều phụ thuộc.
- Bạn đang tìm kiếm một cách trực quan để vạch ra chuỗi nhiệm vụ.
- Bạn cần xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất để có thể phân bổ nguồn lực tốt hơn.
- Bạn có một kế hoạch và thời hạn nghiêm ngặt, không có chỗ cho những công việc ngớ ngẩn.
- Bạn yêu thích thuật toán.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không cần thứ gì đó phức tạp.
- Bạn không chắc chắn về thời hạn, thời gian hoặc thời lượng.
- Dự án của bạn cần có chỗ để thay đổi.
- Quản lý dự án chuỗi quan trọng – Critical chain
Quản lý dự án chuỗi quan trọng (hoặc CCPM) đưa phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) tiến thêm một bước.
Mặc dù phương pháp đường dẫn quan trọng xác định khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động quan trọng từ khi bắt đầu dự án đến khi kết thúc, nhưng nó thường có thể không thực tế khi đến lúc thực sự đưa nó vào thực tế.
Quản lý dự án chuỗi quan trọng giải quyết những vấn đề đó bằng cách cho phép thêm một chút thời gian cho các yếu tố con người trong dự án của bạn — như sự chậm trễ và các vấn đề về nguồn lực.
Trong quản lý dự án chuỗi quan trọng, bạn có một số bộ đệm được tích hợp sẵn để chuỗi quan trọng của bạn có thể sử dụng mà không làm hỏng mọi thứ khác, để toàn bộ dự án của bạn không phải đi chệch hướng chỉ vì cuộc sống xảy ra.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn muốn một cái gì đó thực tế hơn một chút.
- Bạn đã đánh giá quá cao thời lượng của nhiệm vụ trong CPM để cho phép có bộ nhớ đệm và bạn muốn có dữ liệu chính xác hơn về thời lượng thực sự của công việc so với dự đoán của bạn.
Phương pháp quản lý dự án này không dành cho bạn nếu bạn nghĩ rằng bộ đệm chỉ là một mạng lưới an toàn cho những người không lập kế hoạch ngay từ đầu.
- Giới thiệu sản phẩm mới (NPI)
Giới thiệu sản phẩm mới là một phương pháp quản lý dự án tuyệt vời khi bạn muốn giới thiệu một sản phẩm mới.
Còn được gọi là phát triển sản phẩm mới (NPD), quy trình giới thiệu sản phẩm mới bao gồm mọi thứ bạn cần để xác định, phát triển và tung ra một sản phẩm mới (hoặc cải tiến).
Dự án tuân theo một sản phẩm duy nhất thông qua toàn bộ quá trình phát triển. Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn hoặc quy trình cổng giai đoạn, có thể khác nhau giữa các tổ chức, nhưng thường bao gồm những điều như:
- Xác định thông số sản phẩm và phạm vi dự án
- Đánh giá tính khả thi
- Phát triển nguyên mẫu
- Xác thực nguyên mẫu thông qua thử nghiệm và phân tích
- Sản xuất sản phẩm trên quy mô lớn hơn
- Đánh giá mức độ thành công của sản phẩm trên thị trường sau khi ra mắt
Vì các yêu cầu để giới thiệu sản phẩm mới thành công bao trùm một số phòng ban trong một tổ chức, từ lãnh đạo đến quản lý sản phẩm đến tiếp thị, v.v., nó đòi hỏi rất nhiều sự hợp tác và giao tiếp liên chức năng.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang đưa một sản phẩm mới hoặc cải tiến ra thị trường.
- Bạn đang tập trung vào một sản phẩm duy nhất.
- Bạn muốn thúc đẩy các bên liên quan chính và sự liên kết giữa các chức năng ngay từ đầu.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không đưa một sản phẩm mới hoặc cải tiến ra thị trường.
- Bạn đang tìm kiếm một cách tiếp cận linh hoạt hơn để phát triển sản phẩm (vì NPI thường là tuần tự hơn là lặp đi lặp lại).
- Tái cấu trúc kích hoạt gói (PER)
Tái cấu trúc kích hoạt gói (PER) là một phương pháp quản lý dự án nhằm giúp các tổ chức thiết kế lại các sản phẩm hoặc quy trình bằng con mắt mới. Nó tập trung vào việc hỗ trợ chuyển đổi kinh doanh một cách nhanh chóng và có chiến lược, cho dù thông qua thiết kế lại quy trình hay sắp xếp lại con người.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Tổ chức của bạn cần một cuộc đại tu.
- Bạn cần một góc nhìn mới mẻ về sản phẩm hoặc quy trình của mình.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu bạn không cố gắng cải thiện một hệ thống hiện có.
- Sơ đồ hóa kết quả – Outcome mapping
Lập bản đồ kết quả là một hệ thống đo lường tiến độ dự án do Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Quốc tế (IDRC) thiết kế. Nó khác với các phương pháp quản lý dự án khác trong danh sách này ở chỗ nó không tập trung vào các kết quả có thể đo lường được; thay vào đó, nó tập trung vào việc tạo ra sự thay đổi hành vi lâu dài.
Đó là một phương pháp quản lý dự án phổ biến được sử dụng trong các dự án từ thiện ở các nước đang phát triển. Là một phương pháp quản lý dự án, nó ít quan tâm đến bản thân dự án hơn là tác động lâu dài của dự án và khả năng tạo ra sự thay đổi trong cộng đồng. Kết quả là, nó đo lường mức độ ảnh hưởng chứ không phải các biện pháp khác (có lẽ là “điển hình” hơn) đối với tiến độ dự án.
Lập bản đồ kết quả bao gồm một giai đoạn thiết kế kéo dài, sau đó là giai đoạn lưu giữ hồ sơ để theo dõi kết quả.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Dự án của bạn nhằm mục đích thay đổi hành vi hơn là tạo ra các sản phẩm có thể phân phối.
- Dự án của bạn liên quan đến thay đổi và biến đổi xã hội (ví dụ: trong lĩnh vực phát triển quốc tế, từ thiện, truyền thông, nghiên cứu).
- Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu: Dự án của bạn là tất cả về thành phẩm hơn là kết quả hành vi.
- Six Sigma
Six Sigma là một phương pháp để cải tiến các quy trình với trọng tâm là đảm bảo tính nhất quán trong đầu ra và chất lượng hoàn hảo. (Và nếu nó đủ tốt cho Jack Donaghy… )
Có một số hương vị khác nhau có sẵn, chẳng hạn như Lean Six Sigma và Agile Sigma, nhưng cuối cùng Six Sigma là một phương pháp kinh doanh nhằm loại bỏ các lỗi và giảm biến thể bằng cách sử dụng các phương pháp đã xác định của nó.
Các phương pháp Six Sigma có thể được sử dụng để tối ưu hóa và cải tiến các quy trình hiện có hoặc tạo ra các quy trình mới.
Để cải thiện các quy trình kinh doanh, bạn có thể sử dụng quy trình Six Sigma DMAIC, viết tắt của các giai đoạn trong phương pháp dự án: D efine, M easure, A nalyze, I mprove, C ontrol.
Để tạo các quy trình hoặc sản phẩm mới, bạn có thể sử dụng quy trình Six Sigma DMADV: D efine, M easure, A nalyze, D esign, V erify.
Là một tập hợp các nguyên tắc và kỹ thuật (đôi khi nó còn được mô tả là một “triết lý”) chứ không phải là một phương pháp quản lý dự án, các phương pháp Six Sigma có thể được áp dụng cùng với nhiều phương pháp quản lý dự án khác, như Lean và Agile.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang tìm kiếm một bộ nguyên tắc và triết lý mà bạn có thể mang theo đến hầu hết mọi dự án và tổ chức.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không có nhiều ngân sách để đầu tư vào đào tạo — có thể tốn kém để được đào tạo và cấp chứng chỉ.
- Bạn đang tìm kiếm một quy trình xác định cho một dự án cụ thể hơn là một bộ quy tắc hướng dẫn.
- PMBOK của PMI
Sách Kiến thức về Quản lý Dự án của Viện Quản lý Dự án (AKA the PMI’s PMBOK) không phải là một phương pháp quản lý dự án trong chính nó. Tuy nhiên, đây là hướng dẫn thực hành tốt nhất — và nó là cơ sở để chứng nhận Chuyên gia Quản lý Dự án (PMP) của PMI, một trong những bằng cấp quản lý dự án hàng đầu.
Do đó, PMBOK là một bộ nguyên tắc hướng dẫn theo tiêu chuẩn ngành mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng các dự án của mình thuộc nhiều nhóm và tổ chức khác nhau đáp ứng các tiêu chuẩn cao của PMI và tuân thủ các phương pháp hay nhất.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn có (hoặc muốn có) PMP.
- Bạn muốn luôn cập nhật các tiêu chuẩn ngành và các phương pháp hay nhất.
- Bạn sống và làm việc tại một nơi mà PMP là tiêu chuẩn về trình độ quản lý dự án (chẳng hạn như Hoa Kỳ).
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn cần một phương pháp quản lý dự án vững chắc để lập bản đồ dự án của mình, hơn là kiến thức quản lý dự án chung chung (mặc dù hữu ích).
- Phương pháp PRINCE2
PRINCE2 ( PRojects IN Controlled Environments) là một phương pháp quản lý dự án và chứng nhận nhằm mục đích trang bị cho các nhà quản lý dự án kiến thức về các quy trình và thực tiễn tốt nhất.
Không giống như chứng chỉ PMP, nó không yêu cầu một số điều kiện tiên quyết, khiến nó trở thành một lựa chọn tốt cho các nhà quản lý dự án muốn có được cả nền tảng phương pháp luận và trình độ chuyên môn.
Cũng không giống như PMP, PRINCE2 tự nó là một phương pháp. Nó được hướng dẫn bởi bảy nguyên tắc, từ đó đưa ra bảy quy trình mà người quản lý dự án cần sử dụng trong từng dự án khi sử dụng PRINCE2.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang tìm kiếm một chứng nhận để mang lại lợi thế cho bạn.
- Bạn sống và làm việc ở một nơi mà PRINCE2 là bằng cấp quản lý dự án tiêu chuẩn (chẳng hạn như Vương quốc Anh).
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không muốn cam kết chứng nhận đầy đủ.
- Quy trình bảy bước không ảnh hưởng tới các dự án của bạn.
- Bạn thấy mình đang điều chỉnh (hoặc hoàn toàn bỏ qua) các giai đoạn của quy trình đến mức nó trở thành PINO – “PRINCE chỉ trên danh nghĩa”.
- Phương pháp phát triển ứng dụng nhanh (RAD)
Phát triển ứng dụng nhanh (RAD) là một loại phương pháp quản lý dự án nhanh nhằm tạo điều kiện phát triển phần mềm nhanh hơn .
Nó sử dụng các bản phát hành và lặp lại nguyên mẫu nhanh chóng để thu thập phản hồi trong một khoảng thời gian ngắn và coi trọng phản hồi của người dùng đối với việc lập kế hoạch nghiêm ngặt và ghi lại các yêu cầu.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn muốn có thể cung cấp cho khách hàng/khách hàng/các bên liên quan một mô hình hoạt động sớm hơn (ngay cả khi nó không hoàn hảo).
- Bạn muốn tạo nhiều nguyên mẫu và làm việc với các bên liên quan để chọn ra nguyên mẫu tốt nhất.
- Tốc độ là điều cốt yếu.
- Bạn muốn khuyến khích sử dụng lại mã.
Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không có một đội ngũ giàu kinh nghiệm.
- Khách hàng hoặc các bên liên quan của bạn không có thời gian để cam kết thực hiện quy trình hợp tác như vậy hoặc không thể đưa ra phản hồi trong khung thời gian cần thiết.
- Bạn có một đội ngũ lớn.
- Bạn muốn có một thông số kỹ thuật chi tiết phác thảo tất cả các yêu cầu chức năng và phi chức năng.
Lựa chọn phương pháp quản lý dự án phải phù hợp!
Phương pháp quản lý dự án phù hợp có thể nâng cao dự án của bạn và giúp người quản lý dự án tận dụng tốt nhất từng nhóm.
Cho dù bạn thích các phương pháp linh hoạt được ưa chuộng trong quản lý dự án CNTT hay quản lý dự án thác nước truyền thống hơn và phương pháp đường dẫn quan trọng được sử dụng trong xây dựng và sản xuất, thì sẽ có một phương pháp quản lý dự án cho mọi nhóm.
Chúc các bạn áp dụng thành công với các phương pháp này!
Bộ môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá
cơ sở Hà Nội
