Với khoảng 8.462 phương pháp quản lý dự án để lựa chọn, làm thế nào để bạn biết cái nào phù hợp với bạn và nhóm của bạn? Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!
Khi đã quyết định bản thân trở thành người quản lý dự án , bước tiếp theo là bạn phải tìm ra phương pháp quản lý dự án nào phù hợp với bạn và nhóm của bạn.
Bối cảnh của các phương pháp quản lý dự án có vẻ hơi áp đảo.
Cho dù bạn có chứng chỉ quản lý dự án chính thức hay bạn đang học để trở thành người quản lý dự án từ kinh nghiệm, thì luôn có vô số phương pháp luận dự án để lựa chọn. Và chúng thường đi kèm với các quy tắc, danh sách, nguyên tắc và vô số từ viết tắt của riêng chúng.
Phương pháp quản lý dự án là gì?
Phương pháp quản lý dự án là một tập hợp các nguyên tắc và thực tiễn hướng dẫn bạn tổ chức các dự án của mình để đảm bảo hiệu suất tối ưu của chúng. Về cơ bản, đó là một khuôn khổ giúp bạn quản lý dự án của mình theo cách tốt nhất có thể.
Quản lý dự án rất quan trọng đối với các tổ chức và nhóm, nhưng để nó thực sự hiệu quả, bạn cần đảm bảo rằng bạn đang lập bản đồ chính xác phương pháp quản lý dự án cho loại nhóm, dự án, tổ chức và mục tiêu của mình.
Tại sao có rất nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau?
Không có hai dự án nào hoàn toàn giống nhau (ngay cả khi bạn đang sử dụng các tính năng tiện dụng như mẫu dự án để tái tạo những thành công trong quá khứ của mình).
Và khi bạn tính đến các mục tiêu, KPI và phương pháp sản xuất khác nhau của không chỉ các loại nhóm khác nhau mà còn của các loại ngành khác nhau, thì có nghĩa là không có cách tiếp cận nào phù hợp với tất cả để quản lý dự án. Những gì hoạt động tốt nhất cho một loại nhóm có thể là cơn ác mộng tuyệt đối đối với loại khác.
Ví dụ: nhiều nhà phát triển phần mềm bắt đầu nhận thấy rằng các phương pháp quản lý dự án truyền thống đang cản trở — thay vì giúp ích — quy trình làm việc của họ và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất cũng như kết quả của họ.
Kết quả là, các nhóm phần mềm bắt đầu phát triển một loại phương pháp quản lý dự án mới, được thiết kế để giải quyết các mối quan tâm cụ thể của họ.
Chẳng bao lâu sau, các nhóm và ngành khác bắt đầu điều chỉnh các phương pháp quản lý dự án mới đó để phù hợp với nhu cầu và mối quan tâm riêng của họ . Và cứ thế, với các phương pháp quản lý dự án khác nhau được tái sử dụng và điều chỉnh cho các ngành khác nhau và được điều chỉnh để phù hợp với các trường hợp sử dụng cụ thể.
Làm thế nào để chọn đúng phương pháp quản lý dự án?
Có rất nhiều yếu tố sẽ ảnh hưởng đến phương pháp quản lý dự án nào phù hợp với dự án, nhóm và tổ chức của bạn. Dưới đây là bảng phân tích nhanh về một số cân nhắc chính có thể giúp bạn quyết định:
Chi phí và ngân sách: Trên thang điểm từ $ đến $$$, bạn đang làm việc với loại ngân sách nào? Có chỗ cho điều đó thay đổi nếu cần thiết hay điều cần thiết là nó phải nằm trong những giới hạn định trước này?
Quy mô nhóm: Có bao nhiêu người tham gia? Có bao nhiêu bên liên quan? Nhóm của bạn tương đối nhỏ gọn và tự tổ chức, hay dàn trải hơn, với nhu cầu ủy quyền chặt chẽ hơn?
Khả năng chấp nhận rủi ro: Đây có phải là một dự án lớn với tác động lớn cần được quản lý cẩn thận để mang lại Kết quả Rất nghiêm túc không? Hay đó là một dự án quy mô nhỏ hơn với nhiều không gian hơn để chơi xung quanh?
Tính linh hoạt: Có chỗ cho phạm vi của dự án thay đổi trong quá trình không? Còn thành phẩm thì sao?
Dòng thời gian: Bao nhiêu thời gian được phân bổ để cung cấp bản tóm tắt? Bạn có cần quay vòng nhanh hay quan trọng hơn là bạn có một kết quả hoàn thiện đẹp mắt, bất kể mất bao lâu?
Hợp tác giữa khách hàng/các bên liên quan: Khách hàng/các bên liên quan cần — hoặc muốn — tham gia như thế nào vào quy trình? Bạn cần – hoặc muốn – họ tham gia như thế nào?
Danh sách các phương pháp quản lý dự án
- Phương pháp thác nước
Phương pháp Thác nước là một cách tiếp cận truyền thống để quản lý dự án. Trong đó, các nhiệm vụ và giai đoạn được hoàn thành theo cách tuyến tính, tuần tự và mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo.
Các giai đoạn quản lý dự án Thác nước thường tuân theo trình tự sau:
- Yêu cầu
- Phân tích
- Thiết kế
- Sự thi công
- Thử nghiệm
- Triển khai & bảo trì
Tiến trình chảy theo một hướng, giống như một thác nước thực sự.
Tuy nhiên, giống như một thác nước thực sự, điều này có thể nhanh chóng trở nên nguy hiểm. Vì mọi thứ đều được vạch ra ngay từ đầu nên sẽ có rất nhiều sai sót nếu kỳ vọng không phù hợp với thực tế. Và sẽ không quay lại giai đoạn trước đó sau khi hoàn thành.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Mục tiêu cuối cùng của dự án của bạn được xác định rõ ràng — và sẽ không thay đổi.
- Các bên liên quan biết chính xác họ muốn gì (và điều đó sẽ không thay đổi).
- Dự án của bạn nhất quán và có thể dự đoán được (nghĩa là sẽ không thay đổi).
- Bạn đang làm việc trong một ngành được quản lý cần tài liệu hoặc theo dõi dự án rộng rãi.
- Bạn có thể cần đưa những người mới vào dự án giữa chừng và giúp họ tăng tốc nhanh chóng.
- Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Dự án của bạn có thể thay đổi.
- Bạn không có một bức tranh đầy đủ về tất cả các yêu cầu trước khi bắt đầu.
- Bạn cần thực hiện thử nghiệm liên tục hoặc thích ứng với phản hồi trong suốt quá trình.
- Phương pháp linh hoạt – Agile
Phương pháp quản lý dự án linh hoạt xuất phát từ sự không hài lòng ngày càng tăng đối với cách tiếp cận tuyến tính của các phương pháp quản lý dự án truyền thống.
Thất vọng với những hạn chế của các phương pháp quản lý dự án không thể thích ứng với dự án khi nó tiến triển, trọng tâm bắt đầu chuyển sang các mô hình lặp lại nhiều hơn cho phép các nhóm sửa đổi dự án của họ khi cần trong quá trình thay vì phải đợi đến khi kết thúc xem xét và sửa đổi.
Khái niệm quản lý dự án linh hoạt đã tiếp tục châm ngòi cho một số khuôn khổ và phương pháp phụ cụ thể, chẳng hạn như scrum, kanban và lean. Nhưng tất cả chúng đều có điểm chung là gì? Các nguyên tắc chính của phương pháp quản lý dự án linh hoạt là:
- Đó là sự hợp tác.
- Thật nhanh chóng.
- Nó mở cửa cho sự thay đổi theo hướng dữ liệu.
Như vậy, các phương pháp quản lý dự án linh hoạt thường bao gồm các giai đoạn công việc ngắn với việc kiểm tra, đánh giá lại và thích ứng thường xuyên xuyên suốt.
Trong nhiều phương pháp linh hoạt, tất cả công việc cần hoàn thành được thêm vào hồ sơ tồn đọng mà các nhóm có thể xử lý trong từng giai đoạn hoặc chu kỳ, với người quản lý dự án hoặc chủ sở hữu sản phẩm ưu tiên hồ sơ tồn đọng để các nhóm biết cần tập trung vào điều gì trước tiên.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Dự án của bạn có thể thay đổi.
- Bạn không chắc ngay từ đầu giải pháp sẽ như thế nào.\
- Bạn cần phải làm việc nhanh chóng, và điều quan trọng là bạn thấy được sự tiến bộ nhanh chóng hơn là kết quả hoàn hảo.
- Các bên liên quan hoặc khách hàng của bạn cần (hoặc muốn) tham gia vào mọi giai đoạn.
- Phương pháp quản lý dự án này không dành cho bạn nếu:
- Bạn cần rất nhiều tài liệu (ví dụ: nếu bạn sẽ đưa người mới vào làm việc trong dự án).
- Bạn cần một sản phẩm có thể dự đoán được và bạn cần phải rõ ràng về hình thức của nó ngay từ đầu.
- Dự án của bạn không thể thay đổi trong suốt quá trình của nó.
- Bạn không có những người năng động.
- Bạn có thời hạn hoặc sản phẩm giao hàng nghiêm ngặt mà bạn cần phải luôn cập nhật.
- Phương pháp Scrum
Scrum là một hình thức quản lý dự án linh hoạt. Bạn có thể coi nó giống như một khuôn khổ hơn là một phương pháp quản lý dự án.
Với Scrum, công việc được chia thành các chu kỳ ngắn gọi là “sprint”, thường kéo dài khoảng 1-2 tuần. Công việc được lấy từ hồ sơ tồn đọng (xem: Quản lý dự án linh hoạt, ở trên) cho mỗi lần lặp lại nước rút,
Các nhóm nhỏ được dẫn dắt bởi một Scrum Master (người này không giống với người quản lý dự án ) trong suốt thời gian chạy nước rút, sau đó họ xem xét hiệu suất của mình trong một cuộc “hồi tưởng nước rút” và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi bắt đầu chạy nước rút tiếp theo.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang phấn đấu để cải tiến liên tục.
- Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn không có đầy đủ cam kết từ nhóm cần thiết để làm cho nó hoạt động.
- Phương pháp Kanban
Kanban là một phương pháp khác trong quản lý dự án linh hoạt.
Bắt nguồn từ ngành sản xuất, thuật ngữ “kanban” đã phát triển để biểu thị một khuôn khổ trong đó các nhiệm vụ được thể hiện một cách trực quan khi chúng tiến triển qua các cột trên bảng kanban . Công việc được lấy ra khỏi hồ sơ tồn đọng được xác định trước trên cơ sở liên tục khi nhóm có năng lực và di chuyển qua các cột trên bảng, với mỗi cột đại diện cho một giai đoạn của quy trình.
Kanban rất tuyệt vời để cung cấp cho mọi người cái nhìn tổng quan trực quan ngay lập tức về vị trí của từng phần công việc tại bất kỳ thời điểm nào. (Bạn có thể sử dụng bảng kanban cho mọi thứ, từ quy trình tiếp thị nội dung đến tuyển dụng và tuyển dụng .)
Nó cũng giúp bạn biết nơi tắc nghẽn có nguy cơ hình thành — ví dụ: nếu bạn nhận thấy một trong các cột của mình bị tắc, bạn sẽ biết rằng đó là một giai đoạn trong quy trình của bạn cần được kiểm tra.
Khi được sử dụng như một phần của phương pháp quản lý dự án linh hoạt, việc triển khai các giới hạn công việc đang tiến hành (WIP) cũng rất phổ biến. Giới hạn công việc đang tiến hành hạn chế số lượng nhiệm vụ đang chơi tại bất kỳ thời điểm nào, nghĩa là bạn chỉ có thể có một số nhiệm vụ nhất định trong mỗi cột (hoặc trên tổng thể bảng).
Điều này ngăn nhóm của bạn phân tán năng lượng của họ cho quá nhiều nhiệm vụ và thay vào đó đảm bảo rằng họ có thể làm việc hiệu quả hơn bằng cách tập trung vào từng nhiệm vụ riêng lẻ.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đang tìm kiếm một bản trình bày trực quan về tiến độ dự án của mình.
- Bạn muốn cập nhật trạng thái trong nháy mắt.
- Bạn muốn khuyến khích sử dụng giới hạn WIP để nhóm của bạn có thể tập trung.
- Bạn thích làm việc trên cơ sở “kéo” liên tục hơn.
- Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Quy trình của bạn cực kỳ phức tạp hoặc có rất nhiều giai đoạn.
- Bạn muốn hệ thống đẩy thay vì hệ thống kéo.
- Phương pháp Scrumban
Đó là câu trả lời cho câu hỏi muôn thuở: nếu scrum và kanban có con thì sao?
Scrumban là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt kết hợp có mũi của scrum và mắt của kanban.
Lợi ích chính của phương pháp scrumban là thay vì quyết định nhiệm vụ nào từ công việc tồn đọng sẽ được thực hiện trong mỗi lần chạy nước rút ngay từ đầu (giống như bạn làm trong khung scrum “truyền thống”), scrumban cho phép các nhóm liên tục “kéo” từ tồn đọng dựa trên năng lực của họ (giống như trong khuôn khổ kanban).
Và sử dụng các giới hạn công việc đang tiến hành (từ kanban) trong chu kỳ chạy nước rút của bạn (từ scrum), bạn có thể duy trì dòng chảy liên tục trong khi vẫn kết hợp lập kế hoạch dự án , đánh giá và cải tiến khi cần.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn đã từng nhìn vào scrum và kanban và nghĩ “Ước gì hai đứa dở hơi đó kết hợp với nhau”.
- Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn đã bao giờ nhìn ra ngoài cửa sổ một cách đăm chiêu và nghĩ, “Ồ, scrum là scrum, và kanban là kanban, và cả hai sẽ không bao giờ gặp nhau”.
- Phương pháp lập trình cực đỉnh (XP)
Phương pháp Lập trình eXtreme (XP) là một hình thức quản lý dự án linh hoạt khác được thiết kế cho nhà phát triển phần mềm .
Nó nhấn mạnh tinh thần đồng đội và sự hợp tác giữa các nhà quản lý, khách hàng và nhà phát triển, với các nhóm tự tổ chức. Nó có một bộ quy tắc xác định mà các nhóm nên tuân theo, dựa trên năm giá trị của nó: tính đơn giản, giao tiếp (ưu tiên gặp mặt trực tiếp), phản hồi, tôn trọng và can đảm.
Hãy thử phương pháp quản lý dự án này nếu:
- Bạn muốn thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự hợp tác.
- Bạn có một nhóm nhỏ, cùng địa điểm.
- Phương pháp quản lý dự án này có thể không dành cho bạn nếu:
- Bạn là một người phá vỡ quy tắc.
- Nhóm của bạn trải rộng trên các địa điểm và múi giờ khác nhau.
(Còn tiếp)
Bộ môn CNTT
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá
cơ sở Hà Nội
