Thật khó để hiểu chính xác Notion bởi tính linh hoạt của nó mang lại cho người dùng. Tuy nhiên, không thể phủ nhận Notion là một trong những nền tảng mạnh mẽ nhất để lập kế hoạch và tổ chức công việc bởi nó chiều sâu và những tính năng hay ho.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những tính năng và hướng dẫn cách sử dụng Notion trong lập kế hoạch và quản lý công việc. Hãy cùng đi qua từng bước sau đây để trở thành chuyên gia về hiệu suất với công cụ được mệnh danh là “All-in-one: Notion”

Notion cho công việc?

Công việc của bạn là một trong những lĩnh vực mà Notion có thể tạo ra tác động đáng kể. Đối với hầu hết các công việc, những đầu mục cần hoàn thành có thể được lập danh sách và sắp xếp gọn gàng vào các danh mục tổ chức. Ví dụ sau đây là năm cách bạn có thể sử dụng Notion cho công việc.

• Theo dõi mục tiêu
• Tạo hệ thống thiết kế
• Tự động hóa bằng API
• Theo dõi và quản lý nội dung
• Quản lý các dự án phức tạp

Nếu bạn là sinh viên thì sao?

Giáo dục là một lĩnh vực khác trong cuộc sống của chúng ta mà Notion có thể giúp ích rất nhiều khi bạn có nhu cầu lớn về tổ chức trong trường học. Để học tập hiệu quả hơn, chúng ta cần sắp xếp các bài học của mình, vạch ra thời hạn của dự án và quản lý các công việc thường ngày một cách hợp lý.

Vậy, làm thế nào để một sinh viên có thể sử dụng Notion hiệu quả? Sau đây là những cách cụ thể mà các bạn sinh viên có thể áp dụng:

• Ghi chú chi tiết việc cần làm và lời nhắc
• Theo dõi tiến độ các dự án, báo cáo lớn của trường
• Quản lý lịch học hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng
• Tạo một thư mục gồm các ghi chú, bài học được liên kết và các URL liên quan
•  Sử dụng một số template Notion có sẵn sáng tạo và phong cách.

Sử dụng cho cuộc sống hàng ngày?

Cuối cùng, Notion được dùng để tổ chức cuộc sống của bạn. Điều này nghe có vẻ hơi xa vời, đặc biệt nếu bạn không phải là người thường xuyên lập kế hoạch hoặc viết nhật ký. Tuy nhiên, tất cả điều này có thể thay đổi với Notion. Nó không chỉ có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về lịch trình của mình mà còn có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về mục tiêu cuộc sống của mình. 

Với các khối xây dựng vượt trội của Notion, bạn có thể sử dụng nó cho hầu hết mọi khía cạnh của cuộc sống. Dưới đây là một vài ví dụ về cách bạn có thể sử dụng Notion trong cuộc sống hàng ngày của mình.

• Viết nhật ký định kỳ để có chánh niệm tốt hơn
• Theo dõi chi tiêu cá nhân hoặc gia đình
• Quản lý dự án tư nhân hoặc nhóm nhỏ, hộ gia đình
• Tổ chức các ý tưởng về mục đích cuộc sống cụ thể
• Tạo danh sách việc cần làm hoặc mẫu ghi chú cho những ý tưởng bất ngờ

Các setup Notion cơ bản

Notion là một công cụ mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để hiểu rõ hơn về công việc, trường học và cuộc sống hàng ngày của mình. Tuy nhiên, mặc dù nền tảng này dễ học nhưng cũng rất khó để thành thạo. Nếu bạn muốn trở thành một “master” Notion, bạn sẽ cần biết cách thiết lập Notion đúng cách ngay từ đầu.

Vì vậy, sau đây là một số bước bạn nên thực hiện khi thiết lập Notion để đảm bảo rằng bạn đang trên con đường dẫn đến thành công.

• Tạo một tài khoản: Truy cập trang web của Notion và tạo một tài khoản. Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng ký bằng tài khoản Google mà bạn đã đăng nhập vào thiết bị/máy tính xách tay của mình. 
• Tải xuống các ứng dụng: Bạn có thể vận hành Notion thông qua một trang web nhưng việc có các ứng dụng trên máy tính để bàn và thiết bị di động sẽ thuận tiện hơn rất nhiều.
• Cài đặt Web Clipper: Tiện ích bổ sung (extension) này sẽ rất hữu ích trong việc đảm bảo rằng bạn có thể lưu nội dung bạn muốn từ internet vào các trang Notion của mình.
• Đăng nhập: Khi bạn đã thiết lập xong mọi thứ, hãy chạy Notion và đăng nhập để có cái nhìn đầu tiên về màn hình chính của Notion.

Bằng cách biết cách thiết lập Notion, bạn không chỉ hướng tới hiệu suất tốt hơn mà còn có thể làm việc tập trung hơn trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Sử dụng các settings nâng cao của Notion

Sử dụng Notion có thể dễ dàng – nhưng để thành thạo nó thì không hề dễ dàng. Nếu bạn muốn sử dụng hết tiềm năng của công cụ này, bạn sẽ cần nghiên cứu kỹ những khái niệm sau đây. 

Navbar/Sidebar

Thanh điều hướng nằm bên trái màn hình lưu trữ toàn bộ không gian làm việc của bạn theo sơ đồ cây, gần gũi và thân thiện. Ở thanh Navbar/Slidebar bạn sẽ thấy tài khoản Notion, Quick Finder, Updates, Settings & Member và Workspace.

Workspace (tức là không gian làm việc) sẽ có nhiều trang khác nhau trên đó. Đây là thanh bên và nó được sử dụng chủ yếu để điều hướng giữa các trang khác nhau của màn hình chính. Nó cũng giúp bạn chuyển chế độ xem của mình từ màn hình này sang màn hình khác dễ dàng hơn.

Cuối cùng, thanh điều hướng cũng chứa các nút Import và Thùng rác. Nút Import giúp bạn đưa các tệp từ máy tính của mình vào và Thùng rác là nơi bạn có thể xóa các tệp mà bạn không cần nữa.

Blocks

Phần tiếp theo của hệ thống phân cấp không gian làm việc trong Notion được gọi là khối. Trong Notion, mỗi trang được tạo thành từ nhiều khối – nhưng các khối riêng lẻ có thể biến thành các trang của riêng chúng.

Hãy nghĩ về không gian làm việc của Notion như một trang web hoàn toàn linh hoạt, nơi bạn có thể thêm hoặc xóa các trang theo ý muốn của mình và tất cả bắt đầu với một khối duy nhất.

Nhưng các khối không biến thành một trang khác mà có thể biến thành nhiều thứ khác nhau khi tình huống yêu cầu. Các khối cơ bản chính mà bạn có thể sẽ sử dụng nhiều trong Notion bao gồm:

• Text
• Headers (H1-H3)
• Images
• Toggle Lists
• To-do lists
• Tables
• Call-outs
• Embeds (Video, Maps)

Đối với mọi loại block, cũng có các thuộc tính mà bạn có thể áp dụng cho chúng để phân biệt chúng với các khối khác. Ví dụ: một block văn bản có thể được in đậm, gạch chân, in nghiêng, tô màu hoặc đánh dấu. Các tùy chọn khác cũng có mặt cho các loại block khác nhau trong Notion.

Pages

Một đặc điểm cơ bản khác của Notion là nó sử dụng các trang làm nơi người dùng có thể tương tác với nền tảng. Như đã đề cập, các khối có thể được chuyển thành các trang và các trang có thể được chuyển thành các khối. Điều này đảm bảo rằng bạn đang hoạt động với tính linh hoạt tối đa và bạn luôn có thể tạo không gian làm việc từ con số không trong Notion. 

Mỗi trang trên nền tảng này sẽ có các thuộc tính bắt đầu giống nhau. Đầu tiên, các trang sẽ có tiêu đề, biểu tượng và ảnh bìa. Mỗi thuộc tính này có thể khác nhau để bạn không nhầm lẫn các trang với nhau.

Thứ hai là mỗi trang cũng có thể biến thành một thứ khác, chẳng hạn như một mục trên một thư mục dù trên một bảng hay một danh sách. Tuy nhiên, chúng vẫn không linh hoạt như các khối riêng lẻ.

 

Files

Một trong những tính năng ưu việt nhất mà Notion khác với các ứng dụng khác là hệ thống tệp phân cấp của nó. Notion hợp nhất một hệ thống tệp phân cấp với khả năng tạo siêu liên kết cho tất cả ý định và mục đích cũng sẽ dẫn đến các tệp khác. Đây là một ý tưởng tài tình vì nó cho phép người dùng hoàn toàn linh hoạt, cho phép họ tạo ra một số thứ thực sự tuyệt vời.

Trước khi đi sâu vào vấn đề này, đầu tiên chúng ta hãy nói về hệ thống tệp Notion. Dưới đây là một vài đặc điểm quan trọng:

• Nó có một hệ thống phân cấp hoàn toàn linh hoạt. Hãy nghĩ về cách hoạt động của trình khám phá tệp trên thiết bị của bạn, nơi bạn có thể tìm thấy “các cấp độ” trong một thư mục chứa các thư mục khác. Nguyên tắc này cũng áp dụng cho các trang trong Notion.
• Người dùng có thể tạo siêu liên kết từ con số không. Tuy nhiên, không giống như trình khám phá tệp tích hợp trong máy tính của chúng tôi, mọi cấp độ bạn thực hiện cũng có thể được chuyển thành nhiều thư mục độc lập với nhau.
• Siêu liên kết tự điều chỉnh. Khi bạn di chuyển một trang từ nơi này sang nơi khác, phần còn lại của các liên kết tệp sẽ tự động điều chỉnh mà không gây ra bất kỳ sự cố nào.

Toggles

Toggles là một tính năng mới trên nền tảng Notion. Tuy nhiên, nó khá hữu ích trong việc giúp bạn tổ chức cách bạn suy nghĩ. Về cơ bản, chuyển đổi là một khối trong đó có chứa các khối khác – giống như cách các menu thả xuống hoạt động trên một trang web thông thường. Trong trường hợp này, những thứ bạn có thể đặt cho các mục bên dưới nút chuyển đổi hoàn toàn có thể tùy chỉnh.

Danh sách chuyển đổi sẽ có hai chế độ: hoạt động và không hoạt động. Khi danh sách được đánh dấu là không hoạt động, nó sẽ bị ẩn đi. Khi bạn kích hoạt chuyển đổi bằng cách nhấp vào nó, danh sách sẽ hiển thị.

Điều này có nghĩa là bạn có thể cất gọn một số thứ bất cứ khi nào không cần thiết để giữ không gian làm việc sạch sẽ. Chuyển đổi danh sách cũng đóng vai trò là bộ phận tự nhiên có thể tự động đính kèm một số mục nhất định vào trang hoặc danh mục chính của chúng.

UX

Viết tắt của trải nghiệm người dùng, đặc điểm này là không thể thiếu để tìm hiểu không gian làm việc của Notion. Trải nghiệm người dùng của Notion thật tuyệt vời và đó là một trong những lý do chính khiến ứng dụng này có thể phát triển tốt như vậy.

Có nhiều chi tiết và lớp hoàn thiện nhỏ thực sự cải thiện cách bạn sử dụng ứng dụng. Chúng không ngẫu nhiên. Trên thực tế, chúng là những lựa chọn UX cực kỳ chu đáo giúp cải thiện trường hợp sử dụng của bạn. Một ví dụ là khả năng thêm một biểu tượng cho mỗi trang trên nền tảng. Đó không phải là điều mà nhiều người nghĩ đến và thậm chí không thực sự cần thiết. 

Tuy nhiên, các biểu tượng cho mỗi trang chỉ thêm toàn bộ khía cạnh thú vị và chức năng vào trải nghiệm nền tảng của bạn. Các ví dụ khác về cải tiến UX bao gồm:

• Ảnh bìa cho mọi trang và khả năng tải lên từ Bapt hoặc URL
• Khả năng tạo một cột đơn giản bằng cách di chuyển một khối bên cạnh một khối khác
• Khả năng mã hóa màu cho một khối duy nhất

Tables

Khả năng thêm bảng là một trong những tính năng nâng cao hơn của ứng dụng Notion. Các bảng trong Notion tăng cường cách bạn sử dụng ứng dụng. Nó có các đặc điểm, thuộc tính và khả năng khác nhau giúp cải thiện trải nghiệm của bạn tùy thuộc vào cách bạn sử dụng nó.

Bảng có thể có nhiều cột và bạn có thể thêm tất cả các loại nội dung khác nhau tại đây, bao gồm:

• Texts
• Dates
• Emails
• Links
• Checkboxes
• Single-select tags
• Multi-select tags
• Formulas
• Files
• Relations/links

Hơn nữa, bạn có thể thao tác thêm với các bảng bằng các nút lọc và sắp xếp để kiểm soát những gì bạn thấy và không thấy trên mỗi bảng.

Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng nhìn thấy nó trong thực tế thì lại khác. Chức năng bảng là một trong những chức năng tiên tiến và đặc biệt nhất của Notion, giúp nó khác biệt với các ứng dụng quản lý dự án và ghi chú khác.

Views

Views là cách mà người dùng muốn xem dữ liệu bảng của họ. Họ có thể xem bảng của họ như là một Timeline (dòng thời gian), hoặc như một Todo List, cũng có thể hiển thị dưới dạng bảng Kanban hoặc Calendar. Đó là tuỳ thuộc vào mong muốn của người sử dụng.

Như vậy là trong series bài viết này trình bày những điều quan trọng nhất về Notion. Mong rằng sau những bài viết này bạn đã có được cái nhìn rõ ràng hơn về Notion và sử dụng nó một cách hiệu quả. 

Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị và gia tăng hiệu suất của công việc sau khi biết tới và sử dụng Notion!

Bộ môn Công nghệ thông tin
Trường Cao đẳng FPT Mạng cá cược bóng đá cơ sở Hà Nội