Tổ chức sự kiện hội thảo là công việc thường gặp nhất với các chuyên gia sự kiện. Vậy làm sao để có thể hoàn thành công việc thành công, chu đáo? Hãy tham khảo 6 bước cơ bản sau đây.
Bước 1: Xác định chủ đề của buổi hội thảo
Chủ đề của buổi hội thảo sẽ có ảnh hưởng lớn đến cách tổ chức sự kiện. Vậy nên trước khi lên kế hoạch, bạn cần trao đổi cụ thể với khách hàng để nắm được chủ đề, ý tưởng của sự kiện, từ đó các cách sắp xếp, bố trí cho hợp lý.
Bước 2: Tham khảo nội dung của khách mời, diễn giả, MC
Việc xây dựng kịch bản chương trình là trách nhiệm của bộ phận tổ chức sự kiện, nhưng để có được kịch bản hoàn thiện và xuyên suốt, không để xảy ra tình trạng thời gian chết, bạn cần làm việc kỹ lưỡng với khách mời/diễn giả, MC. Điều này giúp cho việc ước lượng khung thời gian chuẩn hơn, và việc chuẩn bị cho từng phần cũng tốt hơn.
Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Với mỗi hội thảo (tính chất, số lượng khách mời) bạn có thể lựa chọn địa điểm khác nhau. Đối với các sự kiện lớn nên chọn trung tâm hội nghị hoặc khách sạn lớn. Với các buổi hội thảo quy mô nhỏ hơn, có thể lựa chọn quán cafe hoặc hội trường nhà hàng là được.
Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên ước lượng thật rõ số khách mời vì không gian quá rộng hay quá chật đều không tốt. Ngoài ra vị trí tổ chức hội thảo nên có vị trí thuận tiện, đường đi không quá lắt léo để mọi người dễ tìm.
Bước 4: Truyền thông cho sự kiện
Trước sự kiện 1 – 2 tuần bạn phải bắt đầu tiến hành công tác truyền thông để thông tin về sự kiện tiếp cận đến khách mời . Có thể tìm hiểu nhiều kênh truyền thông để từ đó chọn ra phương án tối ưu nhất. Không nên làm quá sớm vì khách mời có thể quên mất, cũng đừng làm quá muộn để mọi người còn sắp xếp thời gian.
Bước 5: Lên kế hoạch đăng ký tham dự
Dù là sự kiện nội bộ hay sự kiện mở rộng, bạn đều cần nghĩ đến phương án đăng ký tham dự cho mọi người. Một số gợi ý là: đăng ký qua email, SMS, link google doc…
Bước 6: Chuẩn bị vật dụng, tài liệu cho buổi hội thảo
Để có thể chuẩn bị chu đáo, bạn nên lập một bản kế hoạch chi tiết những món đồ cần chuẩn bị và phân công cụ thể cho từng người. Từ đó, khâu tổ chức sự kiện sẽ được chu đáo hơn và bạn cũng không phải ôm đồm quá nhiều thứ.
